Rechnungen mit ESR im Überblick

In diesem Artikel lernen Sie das Zusammenspiel der Zahlart Rechnung mit ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) der PostFinance mit dem E-GUMA Gutscheinsystem kennen.

In diesem Artikel

Voraussetzungen

  • Geschäftskonto bei der PostFinance
    Sie können das ESR-Konto einfach an Ihr bestehendes Geschäftskonto bei der PostFinance anhängen. Es sind mehrere ESR-Kontos pro Postkonto möglich. Falls Sie kein Geschäftskonto bei der PostFinance haben, können Sie ein neues Konto über  dieses Online-Formular eröffnen.
  • ESR-Konto
    Für die Gutschriften aus Gutscheinverkäufen auf Rechnung benötigen Sie ein separates ESR-Konto für die Gutscheine. Erfahren Sie  hier, wie Sie ein ESR-Konto bei der PostFinance beantragen. Die Zahlungseingänge werden von der PostFinance gesamthaft und täglich von Ihrem ESR-Konto auf Ihr Geschäftskonto übertragen.
  • Drucker
    Um die Blanko-Einzahlungsscheine zu bedrucken, benötigen Sie einen Laserdrucker mit mindestens einem Schacht.

     

Vorteile

  • Automatischer Druck
    Mit ESR der PostFinance werden die Einzahlungsscheine direkt von E-GUMA bedruckt, es wird damit kein manuelles Ausfüllen mehr benötigt. Die benötigten Einstellungen sind in E-GUMA bereits hinterlegt.
  • Automatische Zahlungskontrolle
    Die individuelle Zahlungskontrolle von bezahlten Gutscheinrechnungen fällt weg. Die Zahlungsdateien der PostFinance werden automatisch von E-GUMA eingelesen. Bezahlte Gutscheine werden damit automatisch in E-GUMA aktiviert.

      

Automatisches Einlesen

Beim Automatischen Einlesen handelt es sich um das ESR-Standardverfahren. 

Als Alternative steht Ihnen das Verfahren  Manuelles Einlesen über den Auslierferungskanal E-Finance zur Verfügung.

Ablauf

1

Täglich (Montag- Freitagabend) holt E-GUMA die Zahlungsdateien auf dem sogenannten FDS (File Delivery Service) Server der PostFinance ab. Dies ist ein spezieller Server der PostFinance für den Datenaustausch.

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. E-GUMA hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihr PostFinance-Konto. 
2

E-GUMA verarbeitet die Zahlungsdatei - dabei werden alle Gutscheinbestellungen, welche am aktuellen Tag bezahlt wurden, in Ihrem E-GUMA Gutscheinsystem aktiviert. E-GUMA passt bei diesen Bestellungen den Status in der Gutscheinverwaltung an und führt sie im Verkaufsreport auf.  Erfahren Sie mehr.

3

Anschliessend sendet Ihnen E-GUMA per E-Mail einen ESR-Report der Gutscheinzahlungen. Sie erhalten diese E-Mail nur sofern Gutscheinzahlungen auf Ihrem ESR-Konto eingegangen sind.  Erfahren Sie mehr zum ESR-Report.

Erfahren Sie  hier wie Sie einstellen können, an welche E-Mail-Adresse die Reports versendet werden sollen.

4

Sollte bei der Verarbeitung der Zahlungsdatei ein Fehler aufgetreten sein, sehen Sie dies bereits im Betreff des E-Mails mit dem Text "Fehler! Report Ihrer Gutschriften  bei PostFinance (ESR-Zahlungen)". Zusätzlich werden Sie im E-Mail-Text auf den Fehler aufmerksam gemacht. Erfahren Sie mehr zu den Fehlermeldungen.

5

E-GUMA speichert den ESR-Report und Sie können ihn jederzeit im Nachhinein herunterladen.  Erfahren Sie mehr.

Gutscheinbestellungen in E-GUMA bearbeiten

In den beiden nachfolgenden Supportartikeln erklären wir Ihnen den Ablauf  Schritt für Schritt. Die Bearbeitung von Bestellungen auf Rechnung mit ESR ist davon abhängig, zu welchem Zeitpunkt die Gutscheine an die Kunden versendet werden. Sie können zwischen zwei verschiedenen Verfahren wählen:

Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden.  Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Umstellung wünschen.

   

ESR-Report

Inhalt und Aufbau des ESR-Reports

PostFinance überträgt das Total der Rechnungszahlungen (in der Regel 1 Tag nach dem Zahlungseingang) von Ihrem ESR-Konto auf Ihr Geschäftskonto. Der E-GUMA ESR-Report dient Ihnen als Beleg und Kontrolle des Kontoauszuges Ihres PostFinance Geschäftskontos.

Im oberen Teil des ESR-Reports sehen Sie wann die Zahlungsdatei eingelesen wurde und wie viele Zahlungen (Anzahl und Frankenbetrag) eingegangen sind.

Im ESR-Report ist jede einzelne bezahlte Gutscheinbestellung mit Valutadatum, bezahltem Betrag und Gutscheinbestellnummer aufgeführt. Der dazugehörigen Meldung können Sie entnehmen, ob die Gutscheine erfolgreich aktiviert wurden oder ob ein  Fehler aufgetreten ist.

ESR-Report herunterladen

Die ESR-Reports werden in E-GUMA gespeichert. Im Menü Buchhaltung -> ESR -> Reports Ihres E-GUMA Gutscheinsystems sehen Sie sämtliche ESR-Reports. Mit Klick auf den Button Report herunterladen wird der ESR-Report als PDF-Datei exportiert.

Fehlermeldungen

Sollte bei der Verarbeitung der Zahlungsdatei einen Fehler aufgetreten sein, sehen Sie diesen, wenn Sie den ESR-Report öffnen. Die betroffene Gutscheinbestellung ist rot markiert und weist eine entsprechende Meldung auf. Erfahren Sie mehr zu den Fehlermeldungen.

Falls Sie die Fehlermeldung nicht zuordnen und berichtigen können,  kontaktieren Sie uns bitte umgehend. Wir prüfen die Ursache für die Fehlermeldung.

    

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