Fehlermeldungen im Report der Gutschriften

In diesem Artikel erfahren Sie die möglichen Gründe sowie das weitere Vorgehen bei einer Fehlermeldung im Report der Gutschriften.

Reports mit einer fehlerhaften Verarbeitung werden in der Report-Übersicht mit einem Ausrufezeichen-Icon gekennzeichnet.

Die Bestellung ist im falschen Status

Mögliche Gründe

Wenn im Report der Gutschriften bei einer Zahlung die Meldung "Die Bestellung ist im falschen Status" erscheint, wurde diese Bestellung bereits im Voraus manuell von einem Mitarbeitenden Ihres Betriebs aktiviert (und damit auf bezahlt gesetzt) oder die Gutscheinbestellung wurde vom Kunden mittels QR-Rechnung doppelt bezahlt.

Vorgehen

• Suchen Sie in der Gutscheinverwaltung nach der entsprechenden Gutscheinbestellung
• Klicken Sie auf das Informationssymbol, um die Detailansicht dieses Gutschein zu öffnen.
• Scrollen Sie zum Gutscheinprotokoll und prüfen Sie, welche Aktion ausgeführt wurde: "Der Gutschein wird bezahlt (manuell)" oder "Der Gutschein wird bezahlt (mit Zahlungsdatei)"

Fall "Der Gutschein wird bezahlt (manuell)"

Die Aktion "Der Gutschein wird bezahlt (manuell)" bedeutet, dass der entsprechende Benutzer bei dieser Gutscheinbestellung aus einem bestimmten Grund in der Gutscheinverwaltung manuell auf den Button "Aktivieren" geklickt hat, um den Status auf "bezahlt" zu setzen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Fall mit dem entsprechenden Mitarbeitenden zu besprechen. Weshalb wurde dieser Gutschein manuell aktiviert? Mit dem aktuellen Report der Gutschriften können Sie nun sichergehen, dass der Gutschein mittels QR-Rechnung bezahlt wurde.

Zudem empfehlen wir Ihnen, bei ausserordentlichen Massnahmen rund um eine Gutscheinbestellung eine Bemerkung zu erfassen, damit die Nachvollziehbarkeit stets gewährleistet ist.

Fall "Der Gutschein wird bezahlt (mit Zahlungsdatei)"

Die Aktion "Der Gutschein wird bezahlt (mit Zahlungsdatei)" bedeutet, dass diese Gutscheinbestellung bereits mittels QR-Rechnung zu einem früheren Zeitpunkt bezahlt wurde. Sie können diese Doppelzahlung prüfen, indem Sie der Report der Gutschriften vom entsprechenden Datum öffnen und allenfalls die Zahlungseingänge auf Ihrem PostFinance Konto prüfen. Wir empfehlen Ihnen, mit dem Kunden Kontakt aufzunehmen, um diese Zahlungen zu besprechen. Eine allfällige Rückvergütung der Doppelzahlung müsste manuell über Ihre Buchhaltung erfolgen.

Es wurde keine Bestellung gefunden - Informationen des Kunden sind vorhanden

Mögliche Gründe

• Bei der Einzahlung wurde ein falsches Konto angegeben. Evtl. hat der Kunde bereits bei Ihnen Gutscheine bestellt und fälschlicherweise für eine andere Rechnung die Konto-Nummer Ihres Gutschein-Kontos eingegeben.
• Bei der Einzahlung wurde eine falsche Referenznummer eingegeben.

Vorgehen

Melden Sie sich bei der Person, welche die Überweisung getätigt hat. Falls Sie nicht genügend Informationen über die Person im Report der Gutschriften vorfinden, dann haben Sie folgende Möglichkeiten: 

• Sie können in der Gutscheinverwaltung suchen, ob diese Person bereits Gutscheine bestellt hat und bei der Bestellung weitere Kontaktangaben entnehmen. 
• Geben Sie bei der PostFinance eine Nachforschung in Auftrag. Hier ist beschrieben, wie Sie eine Nachforschung beantragen. 

Es wurde keine Bestellung gefunden - Informationen des Kunden sind nicht vorhanden

Warum sind keine Informationen des Kunden vorhanden? 

• Das Geld wurde direkt am Postschalter einbezahlt.
• Die Bank des Kunden übermittelt die Kontaktangaben nicht an die PostFinance.

Mögliche Gründe

• Bei der Einzahlung wurde ein falsches Konto angegeben. Evtl. hat der Kunde bereits bei Ihnen Gutscheine bestellt und fälschlicherweise für eine andere Rechnung die Konto-Nummer Ihres Gutschein-Kontos eingegeben.
• Bei der Einzahlung wurde eine falsche Referenznummer eingegeben.

Vorgehen

Kontaktieren Sie unseren e-guma Support. Wir helfen Ihnen gerne, die Zahlung zuzuordnen.

Wenn wir die Zahlung nicht zuordnen können, empfehlen wir Ihnen, bei der PostFinance eine Nachforschung in Auftrag zu geben. Hier ist beschrieben, wie Sie eine Nachforschung beantragen. Sobald Sie die Kontaktangaben von der PostFinance erhalten haben, können Sie die Person, welche die Überweisung getätigt hat, kontaktieren.