Checkliste für das Handling vor Ort - Gutscheinsystem

Diese Checkliste hilft Ihnen, optimal vorbereitet zu sein für den Einsatz des E-GUMA Gutscheinsystems bei Ihnen vor Ort. Sie können diese Checkliste ausdrucken und die einzelnen Arbeitsschritte als erledigt markieren.

Bitte beachten Sie zudem allfällige betriebsinterne Anpassungen und Informationen.

Allgemein

Diese Checkliste gilt für alle Unternehmungen, welche mit dem E-GUMA Gutscheinsystem arbeiten.

Aufgabe Hilfe Erledigt
Besteht ein kleines Hilfedossier für jede Abteilung? (Ablauf, Prozess, Vorgehen)  Wissen die Mitarbeitenden wo sie sich Hilfe holen können? help.e-guma.ch
Ist eine strukturierte Benutzerverwaltung aufgebaut? (Individuelle User, Gruppen User, Team User)
Benutzer einrichten
Sind die Rechte der einzelnen Benutzer optimal vergeben?  Benutzer einrichten
Kennen die Mitarbeitenden den Gutscheinshop und haben sie eine Testbestellung durchgeführt?
Kennen die Mitarbeitenden die  Gutscheinverwaltung und wissen wie diese im Alltag bedient wird?
Gutscheinverwaltung
Wissen die Mitarbeitenden wie ein Gutschein geprüft und eingelöst wird (E-GUMA Backoffice, WebCashbox, Voucher App und/oder Kasse)? Wurde dies getestet?  Gutschein einlösen
Kennen die Mitarbeitenden den Ablauf für die Kontrolle der eingelösten Gutscheine mit dem  Einlösereport? Wurde dies geprüft?
Einlösereport
Wissen die Mitarbeitenden wie vor Ort ein Gutschein via E-GUMA ausgestellt und verbucht wird? Wurde dies getestet?
Gutschein ausstellen
Kennen die Mitarbeitenden den Ablauf für die Verbuchung der Onlineverkäufe mit dem  Verkaufsreport? Wurde dies geprüft?
Verkaufsreport
Wurden in der Buchhaltung alle Massnahmen getroffen, um die Verbuchung der E-GUMA Gutscheine vorzunehmen? Buchhaltung

Wurden die Gutscheinlayouts sowie die Rechnung und Quittung mind. einmal ausgedruckt und überprüft? Gutschein ausstellen

   

Voucher App

Diese Checkliste gilt für jene Unternehungen, die mit der  Voucher App Gutscheine einlösen (und evtl. Depotgutscheine aktivieren).

Aufgabe Hilfe Erledigt
Haben Sie die Voucher App auf allen nötigen mobilen Geräten installiert? Voucher App installieren
Wissen die Mitarbeitenden wie ein Gutschein geprüft und  eingelöst wird? Wurde dies getestet?  Gutschein einlösen
Wenn Sie mit Depotgutscheinen arbeiten: Wissen die Mitarbeitenden wie ein Depotgutschein verkauft/aktiviert wird? Wurde dies getestet? Depotgutschein aktivieren

      

WebCashbox

Diese Checkliste gilt für jene Unternehungen, die mit der  WebCashbox Gutscheine einlösen (und evtl. Depotgutscheine aktivieren).

Aufgabe Hilfe Erledigt
Ist der Link zu der WebCashbox eingerichtet (allenfalls auch mehrere)? WebCashbox einrichten
Wenn Sie mit Kassen arbeiten: Ist die WebCashbox auf den Kassen hinterlegt WebCashbox auf Kasse
Wissen die Mitarbeitenden wie ein Gutschein mit der WebCashbox geprüft und eingelöst wird? Wurde dies getestet? Gutschein einlösen
Wenn Sie mit Depotgutscheinen arbeiten: Wissen die Mitarbeitenden wie ein Depotgutschein verkauft/aktiviert wird? Wurde dies getestet? Depotgutschein aktivieren

     

Kassen/PMS

Diese Checkliste gilt für jene Unternehmungen, welche das E-GUMA Gutscheinsystem in Kombination mit Kassen und/oder einem PMS nutzen.

Aufgabe Hilfe Erledigt
Haben die Kassen die neuen Zahlungsarten hinterlegt? Kassensysteme
Ist Ihr PMS mit den neuen Zahlungsarten ausgestattet?
Protel
Fidelio
Wissen die Mitarbeitenden wie man einen Gutscheinverkauf in der Kasse oder im PMS verbucht? Wurde dies getestet? Protel
Fidelio
Wissen die Mitarbeitenden wie man eine Gutscheineinlösung in der Kasse oder im PMS verbucht? Wurde dies getestet? Protel
Fidelio
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