e-guma Organisation - Monatliche Abrechnung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Monatsabrechnung für Ihre Organisationsmitglieder erstellen.

In diesem Artikel

Abrechnung einsehen

Jeweils am ersten Tag des neuen Monats senden wir Ihnen per E-Mail einen Link, der Sie direkt zur Abrechnung des Vormonats führt. Im e-guma Backoffice finden Sie die Abrechnungen unter  Organisation -> Abrechnungen. Klicken Sie bei der gewünschten Zeitperiode auf den Button Anzeigen.

Benutzerrecht

Damit Sie auf den Menüpunkt Organisation zugreifen können, benötigen Sie das Administrations-Recht. Falls Sie nicht über dieses Recht verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren internen e-guma-Administrator.

In den Abrechnungsdetails sehen Sie eine Auflistung aller Einlösungen und Verkäufe der einzelnen Mitglieder.

Wenn Sie den Button Abrechnung einsehen auswählen, öffnet sich die Abrechnung als PDF-Datei. Das Dokument zeigt Ihnen, bei welchem Mitglied wie viele Gutscheine (Betrag und Anzahl) eingelöst bzw. verkauft wurden. Auch zeigt es Ihnen, wie viel Kommission bzw. Provision verrechnet wurde. Bitte verschaffen Sie sich mit diesem Dokument einen ersten Überblick.

Abrechnung versenden

Um die Abrechnungen an die einzelnen Mitglieder zu versenden, klicken Sie in der Übersicht unter  Organisation -> Abrechnungen und auf den Button E-Mail mit der Abrechnung an Mitglieder versenden und bestätigen Sie den Dialog "Sollen die E-Mails versendet werden?".

Die Mitglieder erhalten nun folgende E-Mail zugestellt:

Eine E-Mail wird nur an ein Mitglied versendet, sofern im betreffenden Monat Gutscheine eingelöst bzw. verkauft wurden.

Die Abrechnung, welche mit dem E-Mail an das jeweilige Mitglied verschickt wird, sieht wie folgt aus:

Abrechnung verstehen

Bitte beachten Sie, dass nicht jede Abrechnung gleich aussieht. Wenn ein Mitglied lediglich Gutscheine einlöst, wird das Mitglied jeweils von Ihnen eine Gutschrift erhalten. Wenn ein Mitglied Gutscheine einlöst sowie verkauft, kann es sein, dass das Mitglied Ihnen Geld gutschreiben muss. Das Mitglied wird auf der Abrechnung informiert, ob es eine Gutschrift von der Organisation erhält oder ob es eine Zahlung an die Organisation tätigen muss.

Liste der Zahlungen herunterladen

An die Mitglieder, die von Ihrer Organisation eine Gutschrift zu Gute haben, müssen Sie eine Zahlung tätigen. Wählen Sie den Button  Auszahlen, um eine Übersicht der auszuführenden Zahlungsaufträge zu erhalten. Sie können die Datei mit den Zahlungen als PDF- und Excel-Datei herunterladen.
Die Formate PDF und Excel zeigen Ihnen eine Liste der zu tätigenden Zahlungen. Die IBAN-Nummer ist ebenfalls im Dokument ersichtlich. 
Anhand dieser Daten können Sie nun die einzelnen Zahlungsaufträge erfassen und auslösen.   
Bitte beachten Sie, dass die Auszahlung an Ihre Mitglieder nicht automatisch von e-guma getätigt wird. 

Auszahlungsdatei pain.001

Die Auszahlungsdatei kann derzeit nur von Schweizer Organisationen genutzt werden.

Um die monatliche Auszahlung der eingelösten Gutscheine zu vereinfachen, stellt e-guma die Auszahlungen als Auszahlungsdatei pain.001 zur Verfügung.  Dies ist ein XML-basiertes Standardformat für die Übermittlung von Gutschriftsaufträgen und enthält alle für die Auszahlung relevanten Informationen. Diese Auszahlungsdatei können Sie im Online-Portal bei der PostFinance oder Ihrer Bank hochladen.

Einrichten

Um Zahlungen mit der Auszahlungsdatei pain.001 durchführen zu können, tragen Sie unter Einstellungen -> Gutscheinsystem im Feld IBAN für Auszahlungen Ihre IBAN ein, von welcher die Zahlungen erfolgen sollen.

Datei herunterladen

 Wählen Sie unter 3. Auszahlen den Eintrag Auszahlungsdatei (pain.001).

Für die Überweisung werden die IBAN und die Adresse des Mitglieds benötigt. Fehlen diese Angaben für ein oder mehrere Mitglieder, erscheint folgende Meldung:

Die Auszahlungsdatei pain.001 enthält nur die Auszahlungen für die Betriebe mit gültigen Angaben. Für die Betriebe mit fehlerhaften Angaben, muss die Überweisung manuell vorgenommen werden.

Datei im E-Banking hochladen

Melden Sie sich im Online-Portal der PostFinance oder Ihrer Bank an. Bei PostFinance beispielsweise können Sie die Auszahlungsdatei unter dem Menüpunkt EZAG hochladen. Wählen Sie im Bereich EZAG übermitteln die Datei aus, die Sie in e-guma heruntergeladen haben. Bestätigen Sie anschliessend mit Übermitteln.

Die Auszahlungen werden nun validiert und anschliessend ausgeführt. Bei konkreten Fragen hierzu wenden Sie sich bitte direkt an Ihr Finanzinstitut.

Verbuchung

Auszahlungen für eingelöste Gutscheine

Betrifft die Gutscheine, die von den Mitgliedern eingelöst wurden.

Da alle Daten für die Auszahlungen in e-guma gespeichert sind, genügt es, in der Buchhaltung eine Sammelbuchung mit dem Gesamtbetrag zu erstellen. Wir empfehlen Ihnen die ausbezahlten Beträge in Ihrer Buchhaltung wie folgt zu verbuchen:

SOLL HABEN BETRAG BUCHUNGSTEXT
Gutschein Bank 95.- Monatliche Abrechnung
Gutschein Kommissionsertrag 5.- Verbuchung der Kommission 5%

Debitoren für verkaufte Gutscheine

Betrifft die Gutscheine, die von den Mitgliedern verkauft wurden. Laden Sie die Liste den zu verbuchenden Debitoren herunter.

Buchen Sie einen Debitor für jedes Mitglied, das Gutscheine verkauft hat. 

Verbuchen Sie ausserdem die Provision als Aufwand.

Konnte Ihnen dieser Artikel weiterhelfen? Danke für Ihr Feedback There was a problem submitting your feedback. Please try again later.