e-guma Organisation - Monatliche Abrechnung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Monatsabrechnung für Ihre Organisationsmitglieder erstellen.

Abrechnung erstellen

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e-guma erstellt am Ende des Monats immer automatisch die monatliche Abrechnung. Diese senden wir Ihnen jeweils am ersten Tag des neuen Monats per E-Mail (bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Adresse ändern möchten). In der E-Mail ist ein Link enthalten, über welchen Sie direkt zu der neuen Abrechnung gelangen. Alternativ wählen Sie im Menü des e-guma Gutscheinsystems  Organisation -> Abrechnungen.

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Klicken Sie bei der gewünschten Zeitperiode auf den Button  Anzeigen.

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Jetzt sehen Sie eine Auflistung aller Einlösungen und Verkäufe der einzelnen Mitglieder.

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Klicken Sie auf den Button 1. Abrechnung einsehen.
Die Gutscheinabrechnung öffnet sich als PDF-Datei. Das Dokument zeigt Ihnen, bei welchem Mitglied wie viele Gutscheine (Betrag und Anzahl) eingelöst bzw. verkauft wurden. Auch zeigt es Ihnen, wie viel Kommission bzw. Provision verrechnet wurde. Bitte verschaffen Sie sich mit diesem Dokument einen ersten Überblick.

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Wenn alles in Ordnung ist, gehen Sie zurück auf die Übersicht und klicken auf den Button
2. E-Mail mit der Abrechnung an Mitglieder versenden.Klicken Sie bei der Frage "Sollen die E-Mails versendet werden?" auf Ja.
  

Eine E-Mail wird nur an ein Mitglied versendet, sofern Gutscheine eingelöst bzw. verkauft wurden.

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Die Mitglieder erhalten nun folgende E-Mail zugestellt:

Die Abrechnung, welche mit dem E-Mail verschickt wird, sieht wie folgt aus:

Abrechnung verstehen

Bitte beachten Sie, dass nicht jede Abrechnung gleich aussieht. Wenn ein Mitglied lediglich Gutscheine einlöst, wird das Mitglied jeweils von Ihnen eine Gutschrift erhalten. Wenn ein Mitglied Gutscheine einlöst sowie verkauft, kann es sein, dass das Mitglied Ihnen Geld gutschreiben muss. Das Mitglied wird auf der Abrechnung informiert, ob es eine Gutschrift von der Organisation erhält oder ob es einen Betrag an die Organisation tätigen muss.

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Klicken Sie jetzt auf den Button 3. Auszahlen. Sie können den Zahlungsauftrag entweder als PDF- oder als Excel-Datei öffnen. Dieser Zahlungsauftrag zeigt Ihnen, welchen Mitgliedern Sie welchen Betrag auszahlen müssen. Die IBAN-Nummer ist ebenfalls im Dokument ersichtlich.

Bitte beachten Sie, dass die Auszahlung an Ihre Mitglieder nicht automatisch von e-guma getätigt wird. 

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Buchen Sie die Kommissionen der eingelösten Gutscheine auf ein Ertragskonto. Das Total der Kommissionen für den aktuellen Monat sehen Sie auf dem Button im Schritt 4.

Mit einem Klick auf diesen Button erhalten Sie eine Excel-Datei mit den Kommissionen.

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Buchen Sie die Provision der verkauften Gutscheine auf ein Aufwandskonto. Das Total der Provision für den aktuellen Monat sehen Sie auf dem Button im Schritt 4.

Beispiel Buchungssätze

Gutschein wurde eingelöst

Ein Beispiel: Mitglied XY löst einen Organisations-Gutschein im Wert von CHF 100.- ein. Es sind 5% Kommission geschuldet.

Im Journal werden in Echtzeit sämtliche Einlösungen und Verkäufe von allen Organisationsmitgliedern protokolliert. Dieses Journal können Sie jederzeit einsehen und als Exceldatei exportieren.

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Wählen Sie dazu im Menü des e-guma Gutscheinsystem  Organisation -> Journal.

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Wählen Sie die gewünschte  Zeitspanne.

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Beim Feld  Typ können Sie wählen, welche Art (Einlösung, Kommission für Einlösung, Verkauf, Provision für Verkauf) Sie angezeigt haben möchten.

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Klicken Sie auf den Button Anzeigen.

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Klicken Sie anschliessend auf den Button Exportieren als Excel.