Gutscheinarchiv

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den jeweils aktuellen Gutscheinsaldo am Ende eines Monats einsehen können.

In diesem Artikel

Benutzerrecht

Damit Sie das Gutscheinarchiv einsehen können, benötigen Sie das entsprechende Benutzerrecht. Falls in Ihrem Benutzerprofil das Recht Buchhaltung nicht aktiviert ist, wenden Sie sich bitte an Ihren internen E-GUMA-Administrator.

Die Funktion des Gutscheinarchivs

Jeweils am letzten Tag des Monats um Mitternacht wird ein Archiv der Gutscheine erstellt und in E-GUMA abgespeichert. In diesem Archiv sehen Sie den Gutscheinsaldo stets per Stichtag Ende Monat. Für den Jahresabschluss ist die Archivierung äusserst hilfreich.

Gutscheinsaldo

Der Gutscheinsaldo beinhaltet alle bezahlten, noch nicht eingelösten Guscheine.

Total an verkauften und auch tatsächlich bezahlten Gutscheine
- Eingelöste Gutscheine
= Gutscheinsaldo

   

Gutscheinarchiv exportieren

1
Wählen Sie im Menü des E-GUMA Gutscheinsystems Buchhaltung -> Gutscheinarchiv.
2
Wählen Sie beim Feld Gutscheinarchiv das gewünschte Datum.
3
Wählen Sie beim Feld Filter, ob Sie das Gutscheinarchiv mit oder ohne die  Maisongutscheine exportieren möchten.
4
Klicken Sie auf den Button Exportieren.
5
Öffnen Sie die generierte Exceldatei Gutscheinarchiv.csv.

Informationen im Gutscheinarchiv

Gutscheinarchiv Ausgewähltes Stichdatum, an welchem das Gutscheinarchiv generiert wurde
Anzahl Gutscheine Anzahlmässiges Total aller bezahlten, jedoch noch nicht eingelösten Gutscheine per ausgewählten Stichdatum
Saldo Betragsmässiger Gutscheinsaldo aller bezahlten, jedoch noch nicht eingelösten Gutscheine per ausgewähltem Stichdatum
Auflistung aller Gutscheine Detaillierte Auflistung aller bezahlten, aber noch nicht eingelösten Gutscheine per ausgewähltem Stichdatum

   

Spezialfälle

Gutscheine mit Zahlart Rechnung

E-GUMA generiert erst eine Buchung im Verkaufsreport, wenn eine Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Somit erscheint eine Gutscheinbestellung auf Rechnung auch erst im Gutscheinarchiv, wenn sie in Ihrem E-GUMA Backoffice den Status bezahlt erhalten hat.

Bestellt ein Kunde einen Gutschein auf Rechnung und einer weiteren Zahlungsart, wird nur der bereits bezahlte Betrag (nicht der Totalbetrag) im Gutscheinarchiv ausgewiesen. Bei einer Bestellung mit mehreren Gutscheinen wird der bezahlte Betrag prozentual auf alle Gutscheine verteilt.

Nicht bezahlte Gutscheine können eingelöst werden

Dieser Fall kann nur auftreten, falls in Ihrem E-GUMA Backoffice die Funktion  Nicht bezahlte Gutscheine einlösen freigeschalten ist. Wird ein nicht bezahlter Gutschein eingelöst, wird dieser im Archiv mit dem eingelösten Betrag als Minusposition aufgelistet.

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