Gutscheinarchiv
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den jeweils aktuellen Gutscheinsaldo am Ende eines Monats einsehen können.
In diesem Artikel
Benutzerrecht
Damit Sie das Gutscheinarchiv einsehen können, benötigen Sie das entsprechende Benutzerrecht. Falls in Ihrem Benutzerprofil das Recht Buchhaltung nicht aktiviert ist, wenden Sie sich bitte an Ihren internen e-guma-Administrator.
Die Funktion des Gutscheinarchivs
Jeweils am letzten Tag des Monats um Mitternacht wird ein Archiv der Gutscheine erstellt und in e-guma abgespeichert. In diesem Archiv sehen Sie den Gutscheinsaldo stets per Stichtag Ende Monat. Für den Jahresabschluss ist die Archivierung äusserst hilfreich.
Gutscheinsaldo
Der Gutscheinsaldo beinhaltet alle bezahlten, noch nicht eingelösten Gutscheine.
| Total an verkauften und auch tatsächlich bezahlten Gutscheine | ||
| - Eingelöste Gutscheine | ||
| = Gutscheinsaldo |
Gutscheinarchiv exportieren
- 1
- Wählen Sie im Menü des e-guma Gutscheinsystems Buchhaltung -> Gutscheinarchiv.
- 2
-
Wählen Sie beim Feld
Gutscheinarchiv das gewünschte Datum.
- 3
- Wählen Sie, ob Sie das Gutscheinarchiv ohne oder nur mit den Maisongutscheinen exportieren möchten.
- 4
- Klicken Sie auf den Button Exportieren.
- 5
- Öffnen Sie die generierte Exceldatei Gutscheinarchiv xx.xx.xxxx.csv.
Informationen im Gutscheinarchiv
| Gutscheinarchiv | Ausgewähltes Stichdatum, an welchem das Gutscheinarchiv generiert wurde | ||
| Anzahl Gutscheine | Anzahlmässiges Total aller bezahlten, jedoch noch nicht eingelösten Gutscheine per ausgewähltem Stichdatum | ||
| Saldo | Betragsmässiger Gutscheinsaldo aller bezahlten, jedoch noch nicht eingelösten Gutscheine per ausgewähltem Stichdatum | ||
| Auflistung aller Gutscheine | Detaillierte Auflistung aller bezahlten, aber noch nicht eingelösten Gutscheine per ausgewähltem Stichdatum |
Spezialfälle
Gutscheine mit Zahlart Rechnung
e-guma generiert erst eine Buchung im Verkaufsreport, wenn eine Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Somit erscheint eine Gutscheinbestellung auf Rechnung auch erst im Gutscheinarchiv, wenn sie in Ihrem e-guma Backoffice den Status bezahlt erhalten hat.
Bestellt ein Kunde einen Gutschein auf Rechnung und einer weiteren Zahlungsart, wird nur der bereits bezahlte Betrag (nicht der Totalbetrag) im Gutscheinarchiv ausgewiesen. Bei einer Bestellung mit mehreren Gutscheinen wird der bezahlte Betrag prozentual auf alle Gutscheine verteilt.
Nicht bezahlte Gutscheine können eingelöst werden
Dieser Fall kann nur auftreten, falls in Ihrem e-guma Backoffice die Funktion Nicht bezahlte Gutscheine einlösen freigeschalten ist. Wird ein nicht bezahlter Gutschein eingelöst, wird dieser im Archiv mit dem eingelösten Betrag als Minusposition aufgelistet.