Events mit Saalplan

In diesem Artikel

Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Funktion Saalplan freischalten können. Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung eines Saalplans zusätzliche Kosten anfallen werden.

Event mit Saalplan erfassen und konfigurieren

Sobald bei Ihnen die Saalplan-Funktion freigeschalten ist, sehen Sie im e-guma Ticketsystems auf Events -> Bearbeiten den zusätzlichen Button Hinzufügen (mit Saalplan). Klicken Sie auf diesen Button.

Bei einem vorhandenen Event ohne Saalplan kann nachträglich kein Saalplan hinzugefügt werden.

e-guma erstellt einen neuen Event mit einem leeren Saalplan. Tragen Sie den Inhalt des Events wie  hier beschrieben ein. 

Saalplan-Designer

Im Abschnitt Saalplan erscheint im Rechteck die Vorschau des Saalplans. Bei einem neuen Event ist die Vorschau leer.

Klicken Sie auf den Button  Saalplan-Designer starten.

In  dieser Anleitung ist erklärt, wie Sie den Saalplan-Designer bedienen.

Bei Events, die bereits im Verkauf sind, können Sie den Saalplan weiterhin bearbeiten.

Ticketvarianten

Sobald Sie den Saalplan erstellt haben, können Sie die Ticketvarianten hinzufügen. Beim Feld Kategorie des Saalplans können Sie eine der  Kategorien, welche Sie im Saalplan-Designer festgelegt haben, auswählen.

Es ist wichtig, dass Sie jeder Ticketvariante eine Kategorie zuweisen. 

Kategorie mit unterschiedlichen Preisen

Möchten Sie bei einer Kategorie unterschiedliche Preise festlegen (z.B. für Erwachsen und Kinder), dann erfassen Sie mehrere Ticketvarianten mit derselben Kategorie.

Plätze vom Verkauf ausschliessen bzw. reservieren

Tickets können nur vor Ort verkauft werden

Die Plätze bzw. Tische, die Sie reservieren resp. vom Onlineverkauf ausschliessen möchten, können Sie im Saalplan-Designer einer eigenen Kategorie zuweisen, z. B. "Reserviert". Danach erstellen Sie eine neue versteckte Ticketvariante und weisen die soeben neu erstellte Saalplan-Kategorie zu. So sind die Tickets im Onlineshop nicht verfügbar. Vor Ort können die Tickets jedoch wie gewohnt ausgestellt werden.

Tickets können weder online noch vor Ort verkauft werden

Die Plätze bzw. Tische, die Sie reservieren resp. vom Onlineverkauf ausschliessen möchten, können Sie im Saalplan-Designer einer eigenen Kategorie zuweisen, z. B. "Reserviert". Damit bis auf Weiteres die entsprechenden Plätze vom Online- sowie vom vor Ort-Verkauf ausgeschlossen werden, weisen Sie die neu erstellte Saalplan-Kategorie (z.B. "Reserviert") keiner Ticketvariante zu. Bei dieser Variante ändert sich die Höhe des Kontingents nicht.

Tickets können weder online noch vor Ort verkauft werden - Kontingent wird reduziert

Damit die entsprechenden Plätze gänzlich vom Online- sowie vom vor Ort-Verkauf ausgeschlossen werden, weisen Sie diesen Plätzen im Saalplan-Designer keine Kategorie zu. So wird auch das Kontingent um diese Anzahl Plätze reduziert.

Wenn Sie die reservierten bzw. vom Verkauf ausgeschlossenen Plätze in den normalen Verkauf geben möchten, können Sie die Kategorie-Zuweisung im Saalplan jederzeit wieder anpassen.  Bereits ausgestellte Tickets/Sitze bleiben unverändert. 

Onlineshop

Ihre Besucher sehen, welche Plätze noch frei sind und können ihre Plätze auswählen. Sobald ein Sitzplatz ausgewählt wird, ist dieser bis maximal 30 Minuten reserviert.

Freigelassene Einzelplätze

Wird ein Einzelplatz freigelassen, wird dieser Sitz in der Standardeinstellung gekennzeichnet und eine Meldung angezeigt. Die Buchung kann trotzdem durchgeführt werden.

In den Einstellungen -> Ticketsystem können Sie dieses Verhalten für freigelassene Einzelplätze über alle Events mit Saalplan festlegen: 

Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: 

  • Hinweis im Saalplan einblenden (Standardeinstellung)
    Diese Option entspricht dem voreingestellten Standard. Wenn ein Einzelplatz freigelassen wird, wird ein Hinweis angezeigt. Der Kauf im Onlineshop bleibt möglich.
  • Kauf im Onlineshop und bei Externen Verkaufsstellen blockieren
    Der Kauf im Onlineshop sowie im Backoffice von Externen Verkaufsstellen ist nicht möglich. Beim Klicken auf “Weiter” / “Ticket ausstellen” kann der Kauf nicht fortgesetzt werden und es erscheint eine Meldung. Im Backoffice kann die Bestellung weiterhin getätigt werden. 
  • Kauf im Onlineshop, bei Externen Verkaufsstellen und im Backoffice blockieren
    Das ist die strikteste Einstellung. Bei dieser Einstellung ist der Kauf im Onlineshop sowie für alle User im Backoffice nicht möglich. Beim Klicken auf “Weiter” / “Ticket ausstellen” kann der Kauf nicht fortgesetzt werden und es erscheint eine Meldung.
Nicht alle Einzelplätze werden zwingend markiert oder blockiert. Einzelplätze können auch begründet freigelassen werden, wenn beispielsweise in einer Reihe mit nur noch drei aufeinanderfolgenden Plätzen lediglich zwei Plätze reserviert werden sollen und keine anderen Bereiche mit mehr aufeinanderfolgenden Plätzen verfügbar sind. In solchen Fällen können Einzelplätze freigelassen werden.

Ticketausdruck

Auf dem Ticket wird der ausgewählte Sitz angezeigt.

   

Tickets vor Ort ausstellen

Wählen Sie die Sitzplätze aus, welche gebucht werden sollen.

Ausgewählte Sitzplätze werden für maximal 30 Minuten reserviert.

Halten Sie die Shift-Taste (leerer, nach oben zeigender Pfeil) gedrückt, um mehrere Sitzplätze auf einmal auszuwählen.

   

Tickets stornieren

Beim Stornieren sehen Sie bei jedem Ticket den Sitzplatz. Nach dem Stornieren, wird der Sitzplatz umgehend freigegeben.

   

Teilnehmerliste

Die Teilnehmerliste von Events mit Saalplan können Sie nicht nur nach Namen und Bestelldatum, sondern auch nach Sitzplatz sortieren. Dabei werden als erstes die Tische, anschliessend die Reihen und am Schluss die allgemeinen Einlässe aufgelistet.

Auf der als PDF- oder Excel-Datei exportierten Teilnehmerliste wird für jedes Ticket eine Zeile dargestellt.

   

Ticket App

In der  Ticket App wird bei der Liste der Teilnehmer zusätzlich der gebuchte Sitzplatz angezeigt.

   

Kosten

Saalplan gestalten

Mit dem Saalplan-Designer können Sie Ihre Saalpläne selbst erfassen. Auf Anfrage übernehmen wir diese Aufgabe für Sie. Wir verrechnen dabei CHF 150.- / EUR 150.- pro Stunde.

Gebuchte Plätze

Wir verwenden für den Saalplan einen externen Dienst. Um die Kosten zu decken, verrechnen wir CHF 0.30 / € 0.25 pro gebuchten Platz / Person, welche wir zusammen mit den Kommissionen in Rechnung stellen. Bei Tischen, die lediglich als Einheit gebucht werden können, fallen diese Kosten je nach Anzahl Sitzplätze an. Bei einem Tisch für 6 Personen werden beispielsweise 6x CHF 0.30 / € 0.25 verrechnet.

Probieren Sie es selbst aus!

Magischer Brunch

Ähnliche Artikel