Teilnehmerliste

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Teilnehmerlisten im e-guma Ticketsystem für Ihr Eventmanagement verwenden können.

Was sind Teilnehmerlisten?

In einer Teilnehmerliste sind sämtliche Ticketbestellungen eines Events mit weiteren Details aufgelistet. In Ihrem e-guma Ticketsystem können Sie jederzeit für aktuelle und vergangene Events Teilnehmerlisten erstellen. Die Teilnehmerlisten können sowohl für die Tischplanung im Voraus als auch für die Auswertung von Events im Nachhinein verwendet werden. Es ist die ideale Check-in-Variante, wenn am Ort der Eintrittskontrolle keine Internetverbindung möglich ist.

Folgende Details werden in der Teilnehmerliste abgebildet, sofern sie beim jeweiligen Ticket bzw. der Bestellung vorhanden sind:

• Name und Vorname (aus der Bestelladresse oder den Fragen pro Ticket)
• Firma (aus der Bestelladresse oder den Fragen pro)
• Geburtsdatum (aus Fragen pro Ticket)
• Telefonnummer (aus der Bestelladresse)
• Ticketvariante
• Bestellnummer
• Bestelldatum
• Platzbezeichnung bei Events mit Saalplan
• gewähltes Datum bei Eintritten mit Kalender
• Zahlungsart inkl. Betrag der Bestellung (bei Bedarf auch mit den verwendeten Gutscheincodes)
• Interne Bemerkung
• Kundenbemerkung
• Antworten auf Fragen

Die Tickets werden in der Teilnehmerliste pro Bestellung zusammengefasst aufgelistet. Bei Events mit Saalplan und Events oder Eintritten mit Fragen wird in der Teilnehmerliste ein Eintrag pro Ticket erstellt. In diesem Fall werden bei der Sortierung nach Bestelldatum Tickets, die aus derselben Bestellung stammen, mit der gleichen Hintergrundfarbe dargestellt. 

Aktualität

Die generierte Teilnehmerliste des gewünschten Events ist stets aktuell. So ist die Gesamtzahl der bereits erfolgten Check-ins in Echtzeit ersichtlich. Ob einzelne Tickets bereits eingecheckt wurden können Sie der Excelversion der Teilnehmerliste entnehmen.  

Teilnehmerliste exportieren

Gehen Sie im Menü des e-guma Ticketsystems auf Teilnehmer  -> Teilnehmerliste.

Wählen Sie einen Event und die gewünschte Sortierung aus und exportieren Sie die Teilnehmerliste entweder als PDF oder Excel.

Teilnehmerliste als PDF

Die in der PDF-Version der Teilnehmerliste enthaltenen Daten sind abhängig von der Konfiguration Ihres Events oder Eintritts. Sofern personalisierte Angaben pro Ticket vorhanden sind, werden diese abgebildet. Wenn keine personalisierten Angaben pro Ticket vorhanden sind, werden die Daten des Bestellers verwendet.

Teilnehmerliste als Excel

Bei der Teilnehmerliste als Excel werden zusätzliche Angaben zum Check-in exportiert. Die Spalte Zahlungsart ist hilfreich, um zu erkennen, ob es sich bei einer Bestellung um eine Reservation handelt und somit das Geld am Tag des Events einkassiert werden muss.

Zusammenfassung der Ticketvarianten

In der PDF- wie auch in der CSV-Version der Teilnehmerliste wird eine Zusammenfassung der Ticketvarianten abgebildet. 

Neben der Anzahl Tickets wird auch die Einstellung Anzahl Personen pro Ticket berücksichtigt. Sobald von den ausgestellten Tickets eine Ticketvariante nicht den Standardwert 1 enthält, wird in der Zusammenfassung der Teilnehmerliste die Anzahl Personen ergänzt: 

Wenn ein Ticket mehr als eine Person umfasst wird in Klammern die effektive Anzahl Personen ergänzt. Wenn ein Ticket null Personen umfasst, werden keine Informationen ergänzt. Das Total berechnet sich dementsprechend aus der Summe der Tickets multipliziert mit der Anzahl Personen pro Ticket. Tickets mit der Einstellung null sind im Total nicht eingerechnet. 

Teilnehmerliste für Eintritte mit Kalenderfunktion

Die Teilnehmerliste können Sie entweder für einzelne Slots (Zeitpunkt) oder für sämtliche Ticketbestellungen (Zeitspanne) exportieren. 

Sobald Sie einen Eintritt mit Kalender auswählen, werden Ihnen, sofern vorhanden, alle Slots der vergangenen 10 und kommenden 20 Tage aufgelistet. In Klammern ist ersichtlich, ob für den jeweiligen Slot bereits Tickets ausgestellt wurden. Wählen Sie einen Slot aus, um die entsprechende Teilnehmerliste zu generieren.  

Wenn der gewünschte Zeitpunkt nicht im Dropdown aufgelistet ist, können Sie auch einen Zeitpunkt manuell wählen. Dieser Eintrag ist zuunterst im Dropdown zu finden. 

Wenn Sie eine Teilnehmerliste über mehrere Slots oder Tage erstellen möchten, wählen Sie bitte die gewünschte Zeitspanne im entsprechenden Tab.

Auf der Teilnehmerliste werden die Teilnehmer nach dem Beginn-Datum sortiert. Innerhalb des gleichen Slots erfolgt die Sortierung nach dem Nachnamen.

Teilnehmerliste automatisch versenden

In den erweiterten Einstellungen Ihrer Events können Sie definieren, ob eine Teilnehmerliste vor dem Event automatisch per E-Mail versandt werden soll. Aktivieren Sie die Option und definieren Sie den Zeitpunkt und die Uhrzeit des automatischen Versands, die Empfängeradresse, das Dateiformat der Teilnehmerliste (PDF oder Excel) sowie die Sortierung. 

Die Teilnehmerliste wird automatisch zum definierten Zeitpunkt erstellt und versendet. Wenn Sie ein Datum definieren, welches bereits in der Vergangenheit liegen sollte, wird der Versand zum nächstmöglichen Zeitpunkt durchgeführt.