Event oder Eintritt anlegen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie im e-guma Ticketsystem einen neuen Event oder Eintritt anlegen.

Klicken Sie im Menü Ihres Ticketsystems auf Events -> Bearbeiten resp. Eintritte -> Bearbeiten

In diesem Artikel

Unterschiede kurz erklärt

Events

  • Events können als normalen Event oder mit Saalplan angelegt werden.
  • Event-Tickets sind an einem bestimmten Datum gültig.
  • Der Name des Käufers wird auf das Ticketlayout gedruckt.
  • Bei Events können Kontingente hinterlegt werden.
Übersichtsseite Events

Gehen Sie im Menü des e-guma Ticketsystems auf  Events -> Bearbeiten, um die Event-Übersichtsseite zu öffnen. Mittels Dropdown können Sie zwischen den Aktuellen Events und den Vergangenen Events wechseln. 

Sofern Kategorien für Events vorhanden sind, die mindestens einen aktuellen Event beinhalten, können Sie die Liste auch nach diesen Kategorien filtern. Es werden so nur die aktuellen Events der ausgewählten Kategorie angezeigt. Kategorien ohne Events oder nur mit vergangenen Events stehen nicht zur Auswahl.

Eintritte

  • Eintritte können als normalen Eintritt oder mit Kalender angelegt werden
  • Eintrittstickets werden standardmässig ohne Datum ausgestellt, sie sind in e-guma an jedem Tag gültig. Wenn der Eintritt mit Kalender angelegt wird, werden die Tickets mit dem Gültigkeitsdatum versehen.
  • Bei Eintrittstickets wird der Name des Käufers standardmässig nicht angezeigt. Hier erfahren Sie, wie Sie den Namen im Beschreibungstext auf dem Ticket einfügen.
  • Bei Eintrittstickets wird standardmässig kein Kontingent hinterlegt. Solange ein Eintrittsticket publiziert ist, kann es gekauft werden. Wenn der Eintritt mit Kalender angelegt wird, können Kontingente hinterlegt werden.
Übersichtsseite Eintritte

Neuen Event/Eintritt anlegen

Gehen Sie im Menü des e-guma Ticketsystems auf  Events -> Bearbeiten resp. Eintritte -> Bearbeiten und klicken Sie auf den blauen Button  Hinzufügen.

Titel

Beginn des Events

Diese Funktion gilt nur für Events, nicht aber für Eintritte.

Bestimmen Sie das  Datum und die Uhrzeit des Events. Wenn Sie bei der Uhrzeit 00:00 eingeben, wird die Uhrzeit im Onlineshop sowie auf dem Ticketausdruck ausgeblendet.

Sobald Tickets von diesem Event ausgestellt wurden, kann das Datum nicht mehr angepasst werden. In diesem Fall können Sie das Datum mit der Funktion Event verschieben ändern.

Auf Startseite im Ticketshop

Diese Funktion gilt nur für Eintritte, nicht aber für Events.

Diese Funktion ist standardmässig aktiviert. Wenn Sie den Eintritt einer Kategorie zuordnen, können Sie bestimmen, ob Sie den Eintritt auf der Startseite im Ticketshop entfernen möchten. Erfahren Sie mehr.

Kategorien

Erfahren Sie, wie Sie Kategorien im Onlineshop erstellen:

-> Events

-> Eintritte

Beschreibung im Onlineshop

Vergeben Sie dem Event/Eintritt eine passende Beschreibung für den Onlineshop. Erfahren Sie hier, wie Sie Google Maps in Ihre Beschreibung im Onlineshop einfügen.

Platzhalter im Onlineshop Sie können in der Beschreibung folgende zwei Platzhalter verwenden, um im Onlineshop anzuzeigen, wie viele Plätze noch frei sind: Anzahl Teilnehmer  {{CurrentCountAttendees}} Kontingent  {{MaxCountAttendees}}

Beschreibung auf dem Ticket

Vergeben Sie dem Event/Eintritt eine passende  Beschreibung für den Ticketausdruck.

Platzhalter auf Ticketausdruck: Sie können in der Beschreibung folgende Platzhalter verwenden, deren eingegebenen Werte dann auf das Ticket gedruckt werden:
  • {{order_date}} - Bestelldatum 
  • {{note}} - Bemerkung Ihrer Kunden
  • {{first_name}} - Vorname (aus der Bestellung oder falls vorhanden, Frage pro Ticket)
  • {{last_name}} - Nachname (aus der Bestellung oder falls vorhanden, Frage pro Ticket)
  • {{company}} - Firma (aus der Bestellung oder falls vorhanden, Frage pro Ticket)
  • {{start_date_and_time}} - Startdatum sowie Uhrzeit des Tickets
  • {{start_date}} - Startdatum des Tickets
  • {{start_time}} - Startzeit des Tickets
  • {{ticket_type_name}} - Ticketvariante
  • {{valid_until}} - Gültigkeit des Tickets falls vorhanden
  • {{order_lines}} - Liste der bestellten Tickets
  • {{greeting}} - Grussformel
  • {{dear}} - Anrede
  • {{skidata_permission_serial_number}} - Permission Serial Number aus Skidata 

Bild

Wählen Sie ein geeignetes Bild für den Event /den Eintritt (mindestens 800 Pixel breit). Diese Grafik wird im Online-Shop und auf dem gedruckten Ticket verwendet.

Kontingent

Diese Funktion gilt nur für Events, nicht aber für Eintritte.

Gültigkeitsdauer ab Ausstellungsdatum

Diese Funktion gilt nur für Eintritte, nicht aber für Events.

Geben Sie an, wie lange ein Eintrittsticket ab Ausstellungsdatum gültig sein soll: Darf das Tickets für eine unbegrenzte Zeit verwendet (eingecheckt) werden oder innerhalb einer begrenzten Zeit, welche Sie in Tage, Monate oder Jahre definieren können.

Ticketvarianten

Klicken Sie auf den Button  Ticketvariante hinzufügen, um eine oder mehrere Preiskategorien zu erfassen.

Vergeben Sie der Tickevariante eine Bezeichnung und bestimmen Sie den Preis.

Die Bemerkung im Onlineshop ist optional und ist lediglich im Onlineshop, unter der Ticket-Bezeichnung, ersichtlich:

Ticket-Variante im Onlineshop verstecken

Wenn Sie eine oder mehrere Ticketvarianten nur vor Ort verkaufen möchten, aktivieren Sie die Funktion Im Onlineshop versteckt.

Mit dieser Funktion können zudem versteckte Ticketvarianten mit einem Promocode im Onlineshop freigeschalten werden. Erfahren Sie mehr.

Ticketausdruck

Klicken Sie auf den Tab  Ticketausdruck, um Anpassungen zum Ticketausdruck vornehmen zu können. 

Preis auf Ticket ausblenden

Geben Sie an, ob Sie den Preis auf dem Ticket ausblenden möchten. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie im Nachhinein den Preis auf dem Ticket bei einer bereits ausgestellten Ticketbestellung ausblenden können.

Individuelle Beschreibung auf dem Ticket

Möchten Sie pro Ticket-Variante eine individuelle Beschreibung auf dem Ticket? Dann aktivieren Sie diese Funktion und hinterlegen Sie eine Beschreibung. Falls Sie keine Beschreibung hinterlegen, wird standardmässig die Beschreibung übernommen, welche Sie hier eingetragen haben.

Individuelle Hintergrundgrafik auf dem Ticket

Möchten Sie pro Ticket-Variante eine individuelle Hintergrundgrafik auf dem Ticket? Dann aktivieren Sie diese Funktion und laden Sie ein individuelles Bild hoch. 

Check-in

Definieren Sie, wie oft das Ticket eingecheckt werden darf. Im Normalfall wird ein Ticket nur 1 mal überprüft und benötigt nur 1 Check-in. Bei Events, an welchen ein Ticket für mehrere Check-in-Stellen gültig ist, ist es sinnvoll, die Anzahl Check-ins entsprechend der jeweiligen Check-in-Stellen anzupassen. Die Auswahl Unlimitierte Check-ins kann beispielsweise bei einem Saisonpass verwendet werden. Mehr Informationen zu Check-in Positionen finden Sie in diesem Artikel. 

Erweiterte Einstellungen

Klicken Sie auf den Tab  Erweitert, um weitere Anpassungen zu den Ticketvarianten vornehmen zu können. 

Anzahl Tickets pro Bestellung im Onlineshop

Geben Sie optional für die Ticket-Variante die gewünschte  min. und max. Anzahl Tickets pro Bestellung im Onlineshop ein. Soll nebst der min. Anzahl auch 0 wählbar sein, dann können Sie die Funktion Anzahl 0 wählbar aktivieren. Diese Funktion erscheint nur wenn bei Min. eine Zahl eingetragen wird.

Anzahl Personen pro Ticket

Diese Einstellung legt fest, wie viele Personen ein Ticket umfasst. Standardmässig reduziert ein Ticket die Verfügbarkeit eines Events um eins. Hier können Sie optional angeben, wenn dieser Wert höher sein soll, z. B. für Familientickets oder null, z. B. für Zusatzleistungen. 

Diese Funktion gilt nur für Events mit den beiden Kontingent-Varianten Kontingent auf Event und Kontingent-Pool. Bei der Kontingent-Variante Kontingent auf Ticketvarianten sowie bei Events mit Saalplan wird diese Funktion nicht unterstützt.

Verkaufsstart und -ende

Hier können Sie festlegen, von wann bis wann eine Ticket-Variante im  Onlineshop und für Externe Verkaufsstellen verfügbar sein soll. Die Tickets sind vor Ort für interne Benutzer jederzeit ausstellbar.

Um schnell zu sehen, in welchem Zeitraum die Ticketvarianten verfügbar sind, wird in der Liste der Ticketvarianten der Verkaufsstart und das Verkaufsende angezeigt.

Tags pro Ticketvariante

Fügen Sie der Ticketvariante Tags hinzu. Diese dienen zur internen Verwaltung und Steuerung von Sonderfunktionen. 

Tag Funktion
Hide-for-external-sales-locations Mit diesem Tag erscheint die Ticketvariante nicht bei externen Verkaufsstellen.
Older-than-16 Käufer dieser Ticketvariante müssen mindestens 16 Jahre alt sein. Das Tag kann bei personalierten Tickets mit Skidata verwendet werden. Das Alter kann variieren.  
Younger-than-16 Käufer dieser Ticketvariante müssen jünger als 16 Jahre alt sein. Das Tag kann bei personalierten Tickets mit Skidata verwendet werden. Das Alter kann variieren. 
Calendar-n-orders-per-slot Mit diesem Tag wird für eine Ticketvariante definiert werden, dass nur eine Bestellung pro Slot möglich ist.
Online-shop-activate-invoice Mit diesem Tag ist die Rechnung für diese Ticketvariante verfügbar. In den Einstellungen Ticketsystem muss die Rechnung vor Ort aktiv sein.
Ticketvarianten aktivieren, kopieren und löschen

Sie können jederzeit einzelne Ticketvarianten aktivieren resp. deaktivieren, bearbeiten, kopieren oder löschen. Auch die Reihenfolge der einzelnen Varianten können Sie beliebig verändern.

MwSt.

Wählen Sie den für Ihren Event/Eintritt korrekten MwSt.-Satz.

Mwst. Splitting
Beinhaltet der Event/Eintritt mehrere Mehrwertsteuersätze, wählen Sie im MwSt.-Dropdownmenü  Pro Ticketvariante.
Jetzt können Sie bei den einzelnen Ticketvarianten den entsprechenden Mehrwertsteuersatz hinterlegen.

Sollte eine Ticket-Variante mehrere Mehrwertsteuersätze beinhalten, können Sie bis zu drei MwSt.-Sätze anlegen. Legen Sie nun pro Anteil den Betrag sowie den Mehrwertsteuersatz fest.

Publizieren

Kontrollieren Sie bei Text- oder Bildanpassungen stets den Ticketausdruck (blauer Button  Ticket-Vorschau) sowie den Onlineshop (Shop-Button im Header), so dass Sie sicher sind, dass alles korrekt und stimmig aussieht.

Online und vor Ort

Bei Auswahl Online und vor Ort können Sie den Event/Eintritt bei Ihnen lokal sowie über Ihren Onlineshop verkaufen.

Im Onlineshop versteckt

Sie haben zudem die Möglichkeit, den Event/Eintritt im Onlineshop zu verstecken. Mit Klick auf Direkte URL können Sie den Event/Eintritt im Onlineshop öffnen und an Ihre Zielgruppe versenden.

Onlineverkauf an bestimmten Zeitpunkt schliessen
Diese Funktion gilt nur für Events, nicht aber für Eintritte.

Wenn Sie möchten, dass der Onlineverkauf ab einem bestimmten Zeitpunkt vor Eventstart geschlossen wird, können Sie dies hier individuell einstellen. Geben Sie die Anzahl Tage vor dem Event sowie die genaue Uhrzeit ein. Ist das Online-Ticketing geschlossen, wird der Event weiterhin aufgelistet. Auf der Detailseite steht jedoch, dass keine Tickets mehr gekauft werden können. Der Verkauf vor Ort ist weiterhin möglich. Mit den Optionen Am Tag des Events und 1 Tag nach dem Event können Sie festlegen, dass ein Event auch nach Beginn des Events gekauft werden kann.

Nur Abendkasse
Diese Funktion gilt nur für Events, nicht aber für Eintritte.

Bei Auswahl Abendkasse erscheint bei Klick auf den Event im Ticketshop die Meldung "Das Online-Ticketing ist geschlossen. Es sind noch Tickets an der Abendkasse erhältlich." 

Vor Ort

Bei Auswahl Vor Ort können Sie den Event/Eintritt ausschliesslich lokal verkaufen. Der Event/Eintritt erscheint nicht in Ihrem Onlineshop.

     

Erweitere Einstellungen

Gehen Sie im Menü des e-guma Ticketsystems auf  Events -> Bearbeiten resp. Eintritte -> Bearbeiten. Wählen Sie einen Event/Eintritt aus und klicken Sie zuunterst auf den grauen Button Erweiterte Einstellungen einblenden.

Min./Max. Anzahl Tickets pro Bestellung im Onlineshop

Bestimmen Sie optional eine Minimal - und/oder Maximalanzahl Tickets pro Bestellung im Onlineshop.

Externer Veranstalter

Aktivieren Sie das Feld Externer Veranstalter, wenn der Event von einem externen Veranstalter durchgeführt wird. In diesem Fall muss die MWST-Nr. und der Name des externen Veranstalters auf der Quittung/Rechnung aufgeführt werden.

Diese Option steht aktuell nur bei Schweizer Kunden zur Verfügung.

Veranstalter und Veranstaltungsort

Beim Veranstalter und beim Veranstalterort haben Sie die Möglichkeit, die Standardangaben dem entsprechenden Event/Eintritt anzupassen.

Bestellbenachrichtigung

Erfahren Sie hier, wie Sie bei neuen Bestellungen oder Stornierungen benachrichtigt werden können.

Teilnehmerliste automatisch versenden

Erfahren Sie hier, wie Sie einstellen, ob und wann eine Teilnehmerliste vor dem Event automatisch per E-Mail versendet wird. 

Verfügbarkeitsbenachrichtigung

Erfahren Sie hier, wie Sie benachrichtigt werden können, sobald Ihr Event ausgebucht ist oder die Verfügbarkeit eine gewisse Grenze unterschreitet. 

Kundenbemerkung

Sie können optional einstellen, dass Ihre Kunden beim Kauf eines Tickets eine individuelle Bemerkung einfügen können. Erfahren Sie mehr zu Bemerkungen.

Fragen pro Ticket

Erfahren Sie hier, wie Sie einem Event/Eintritt individuelle Fragen hinzufügen.

Hintergrundgrafik für Ticketausdruck

Sie haben die Möglichkeit, auf dem unteren Bereich des Ticketlayouts eine Hintergrundgrafik einzurichten. Die Grafik sollte eine Grösse von 1440 x 1260 px vorweisen. Sehen Sie hier ein Beispiel eines Hintergrundbildes auf dem Ticketlayout.

Kontrollieren Sie bei Text- oder Bildanpassungen stets den Ticketausdruck (blauer Button  Ticket-Vorschau) sowie den Onlineshop (Shop-Button im Header), so dass Sie sicher sind, dass alles korrekt und stimmig aussieht.

Beschreibung auf dem Ticket pro Ticket-Variante

Wenn Sie pro Ticket-Variante eine andere Beschreibung auf dem Ticketausdruck wünschen, können Sie diese Funktion hier aktivieren.

Das Feld Beschreibung auf dem Ticket wird damit automatisch deaktiviert.

Klicken Sie nun auf die einzelnen Ticketvarianten (Ticketvarianten bearbeiten) und füllen Sie das Feld Beschreibung auf dem Ticket aus.

Individueller Rechtshinweis auf Ausdruck

Sie können pro Event/Eintritt einen individuellen Rechtshinweis hinterlegen:

Der Rechtshinweis wird auf der oberen Hälfte des Tickets gedruckt:

Falls diese Option deaktiviert ist, wird der Standardtext eingeblendet, welcher unter Einstellungen -> Ticketsystem (wie hier beschrieben) hinterlegt ist.

Eigenes Bestätigungs-Email verwenden

Hier können Sie das Bestätigungs-Email an Ihre Kunden individuell nach Ihren Wünschen anpassen. Nutzen Sie dafür die aufgeführten Platzhalter für Ihren Betreff und Text.

PDF beim Bestätigungs-Email anfügen

Möchten Sie im Bestätigungs-Email ein PDF (Flyer oder Broschüre) dem Teilnehmer mitschicken? Dann können Siese Funktion aktivieren und eine PDF Datei pro Sprache (falls aktiv) hochladen.

Keine PDF-Tickets bereitstellen

Wenn Sie diese Option aktivieren,

Datum für Events ausblenden

Diese Funktion gilt nur für Events, nicht aber für Eintritte.

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Event-Datum in e-guma ausgeblenden möchten. Das Datum wird an allen releveanten Stellen ausgeblendet, so z. B. im Onlineshop während des ganzen Bestellablaufes, auf dem Ticket, in der Bestätigungsmail, im Dashboard oder in der Bestellverwaltung etc. Diese Funktion eignet sich insbesondere für Tickets, die über mehrere Tage gültig sind, z. B. Abonnements für mehrere Events mit Saalplan. 

In einer Event-Kategorie, die nach Datum gruppiert ist, erscheinen die Events mit ausgeblendetem Datum zuoberst. 

Externe Verkaufsstellen

Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie möchten, dass nur bestimmte Verkaufsstellen Tickets für diesen Event/Eintritt ausstellen dürfen:

Wenn diese Funktion deaktiviert ist, können alle externe Verkaufsstellen Tickets für diesen Event/Eintritt ausstellen. 

Wenn Sie möchten, dass keine externe Verkaufsstelle Tickets für diesen Event/Eintritt ausstellen darf, dann aktivieren Sie diese Funktion und lassen Sie das Feld leer.

Kundendaten im Onlineshop

Sie können pro Event oder Eintritt festlegen, ob im Onlineshop das vollständige oder reduzierte Check-out Formular angezeigt wird:

Das vollständige Formular beinhaltet die Felder Anrede, Vorname, Nachname, Firma (optional), Strasse und Hausnummer, Adresszusatz (optional), PLZ, Ort, Land, Telefon und E-Mail. Das reduzierte Formular beinhaltet nur die Felder Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail.
Für neue Eintritte ohne Kalender bzw. Eintritte mit Skidata ist das reduzierte Formular die Standardeinstellung.

Verschieben oder absagen

Diese Funktion gilt nur für Events, nicht aber für Eintritte.

Alle Informationen zum Thema Event verschieben oder absagen erhalten Sie im Supportartikel FAQ Events verschieben oder absagen.

Tags pro Event / Eintritt

Fügen Sie dem Event oder Eintritt Tags hinzu. Diese dienen zur internen Verwaltung und Steuerung von Sonderfunktionen. 

Tag Funktion
Ticket-hide-customer Mit diesem Tag wird der Name des Ticketinhabers auf dem Ticket ausgeblendet
Ticket-large-qr-code-only Mit diesem Tag wird der Barcode ausgeblendet und der QR-Code grösser unter dem Ticketabschnitt dargestellt. 
Online-shop-deactivate-invoice Mit diesem Tag wird die Rechnung für den Event / Eintritt deaktiviert.
Online-shop-deactivate-online-payments Mit diesem Tag wird das Online Payment für den Event / Eintritt deaktiviert.
Ticket-address-required Mit diesem Tag wird bei personalisierten Skidata-Tickets pro Ticket die Adresse verlangt.
Ticket-email-required Mit diesem Tag wird bei personalisierten Skidata-Tickets pro Ticket die E-Mailadresse verlangt.
Ticket-phone-required Mit diesem Tag wird bei personalisierten Skidata-Tickets pro Ticket die Telefonnummer verlangt.
Seat-label-table-only Mit diesem Tag wird bei Tickets mit Saalplan nur die Tischbezeichnung (z.B. Tisch 1) und keine Platzbezeichnung angezeigt.
Online-shop-require-zip Mit diesem Tag wird, wenn das Kurzformular aktiviert ist, die Postleitzahl verlangt.
Online-shop-require-city Mit diesem Tag wird, wenn das Kurzformular aktiviert ist, der Ort verlangt.
Online-shop-require-phone Mit diesem Tag wird, wenn das Kurzformular aktiviert ist, die Telefonnummer verlangt.
Online-shop-require-country Mit diesem Tag wird, wenn das Kurzformular aktiviert ist, das Land verlangt.
Online-shop-show-company-address-field Mit diesem Tag wird, wenn das Kurzformular aktiviert ist, das Feld für die Firma angezeigt.
Online-shop-hide-company-address-field Mit diesem Tag können, wenn das reguläre Kundenformular aktiviert ist, Adressfelder ausgeblendet werden.
Online-shop-activate-invoice Mit diesem Tag ist die Rechnung für diesen Event / Eintritt verfügbar. In den Einstellungen Ticketsystem muss die Rechnung vor Ort aktiv.
Onlineshop-deactivate-voucher-redemption Mit diesem Tag können für diesen Event keine Gutscheine im Ticket-Onlineshop als Zahlungsmittel verwendet werden. 
Onlineshop-deactivate-organisation-voucher-redemption Mit diesem Tag können für diesen Event keine Organisations-Gutscheine im Ticket-Onlineshop als Zahlungsmittel verwendet werden. 

Event kopieren

Klicken Sie im Menü Ihres Ticketsystems auf Events -> Bearbeiten und wählen Sie einen Event aus.

Sie möchten denselben Event an verschiedenen Daten erfassen oder einen Event erneut durchführen? Über den blauen Button Kopieren ist dies möglich: Der Anlass muss nur einmal vollständig erfasst werden und kann dann kopiert und mit dem neuen Datum versehen werden. Mit der Funktion Kopieren werden automatisch alle Einstellungen wie Kategorien, Ticketvarianten, Kontingente etc. übernommen.

Falls Sie mit Kategorien arbeiten: Versichern Sie sich, dass Sie vor dem Kopieren dem Event die gewünschte Kategorie zugeordnet haben, damit die Kategorie beim Kopieren ebenfalls übernommen wird. Andernfalls müssten Sie diesen Arbeitsschritt bei allen Events manuell nachholen.


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