Plätze durch den Veranstalter zuteilen

Mit dem Saalplan-Typ Veranstalter teilt zu verkaufen Sie Tickets wie bei einem normalen Event und teilen die Plätze anschliessend selbst zu: im Backoffice, direkt auf dem Saalplan. Ihre Gäste wählen beim Kauf keinen Platz. Das eignet sich z.B. für Dinner-Shows, Galas oder Varietés, bei denen Sie die Tische kurz vor dem Anlass belegen - nach Bestelldatum oder Gruppengrösse.

Funktion freischalten

Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Funktion Saalplan und die Zuteilung durch den Veranstalter freischalten können. Es gelten dieselben Kosten wie für Events mit Saalplan.

Die Zuteilung durch den Veranstalter baut auf dem Saalplan auf. Der Unterschied: Ihre Gäste sehen den Saalplan nicht im Onlineshop. Gäste kaufen die gewünschte Anzahl Tickets, und Sie teilen die Plätze danach im Backoffice zu.

Event einrichten

Neuer Event mit Saalplan

Klicken Sie unter Events auf Hinzufügen und wählen Sie Mit Saalplan. Im Dialog Saalplan erstellen klicken Sie auf Anderen Saalplan-Typ wählen und wählen den Saalplan-Typ Veranstalter teilt zu.

Möchten Sie den Saalplan eines früheren Events wiederverwenden, wählen Sie diesen Event im Feld Saalplan kopieren von. Zur Auswahl stehen Ihre Events mit dem Saalplan-Typ Veranstalter teilt zu oder Standard-Saalplan, denn beide zeichnen denselben Saalplan. Das Feld erscheint nur, wenn Sie bereits einen solchen Event haben. Kopiert wird die publizierte Version des Saalplans. Lassen Sie Keinem Event (leerer Saalplan) stehen, wenn Sie den Saalplan neu zeichnen möchten.

Klicken Sie auf Erstellen. e-guma legt einen neuen Event mit dem kopierten oder einem leeren Saalplan an.

Das Kontingent legen Sie wie bei einem normalen Event fest, zum Beispiel 110 Tickets. Die Ticketvarianten werden keiner Saalplan-Kategorie zugeordnet.

Saalplan nachträglich hinzufügen

Ein bestehender Event ohne Saalplan kann jederzeit einen Saalplan für die Zuteilung durch den Veranstalter erhalten, auch wenn der Verkauf bereits läuft. Öffnen Sie den Event unter Events -> Bearbeiten und klicken Sie auf Weitere Aktionen -> Saalplan für interne Zuteilung hinzufügen. Haben Sie bereits Events mit dem Saalplan-Typ Veranstalter teilt zu oder Standard-Saalplan, können Sie im Dialog unter Saalplan kopieren von einen davon wählen. Der Event erhält dann eine Kopie von dessen publiziertem Saalplan. Mit Keinem Event (leerer Saalplan) erhält er einen leeren Saalplan. Beide können Sie danach im Saalplan-Designer bearbeiten.

Bereits verkaufte Tickets erscheinen danach auf der Seite Plätze zuteilen als nicht zugeteilt.

Saalplan zeichnen

Klicken Sie im Abschnitt Saalplan auf Saalplan bearbeiten und zeichnen Sie den Plan im Saalplan-Designer: Tische mit Stühlen oder Reihen mit Sitzplätzen. Nummerieren Sie die Tische nach Qualität - Tisch 1 ist der beste Tisch. Die automatische Zuteilung füllt die Tische in dieser Reihenfolge.

Bezeichnen Sie die Tische nur mit ihrer Nummer, ohne "T" davor: 1, 2, 3 statt T1, T2, T3. So erscheint die Tischnummer im Saalplan und auf dem Ticket korrekt.

Der Saalplan darf mehr Plätze enthalten als das Kontingent. Sie müssen im Saalplan den Sitzplätzen keine Kategorien zuweisen; Kategorien im Saalplan dienen nur als Farben für Ihre Übersicht und haben keinen Einfluss auf Preise oder Verkauf.

Sie können Tische und Plätze auch nach den ersten Zuteilungen noch ergänzen. Benennen Sie Tische und Plätze mit Zuteilung nicht um und löschen Sie sie nicht, sonst zeigen die Tickets auf Plätze, die es nicht mehr gibt.

Verkauf im Onlineshop und vor Ort

Der Onlineshop und der Verkauf vor Ort verhalten sich wie bei einem normalen Event: Der Gast wählt die Anzahl Tickets, bezahlt und erhält die Tickets. Auf dem Ticket und in der Bestellbestätigung steht kein Platz und kein Hinweis auf eine spätere Zuteilung.

Plätze zuteilen

Seite Plätze zuteilen öffnen

In der Eventliste sehen Sie bei jedem Event mit Zuteilung durch den Veranstalter den Fortschritt, zum Beispiel 94 / 110 zugeteilt. Im Aktionsmenü des Events in der Eventliste oder im Dashboard öffnet Plätze zuteilen die gleichnamige Seite in einem neuen Tab. Unter Events -> Bearbeiten finden Sie im Abschnitt Saalplan den Button Plätze zuteilen.

Die Seite zeigt links die Bestellungen und rechts den Saalplan. Mit der Suche Name, Firma oder Bestellnummer und den Filtern Nicht zugeteilt und Zugeteilt finden Sie eine Bestellung schnell. Jede Bestellung zeigt ihren Status (nicht zugeteilt, teilweise zugeteilt, zugeteilt), die Anzahl Personen und die zugeteilten Plätze. Aufgeklappt sehen Sie die einzelnen Tickets mit Ticketvariante, Antworten auf Ticketfragen wie Menüwahl und Platz sowie den Link Bestellung anzeigen.

Im Saalplan sind freie Plätze weiss, belegte Plätze blau und die Plätze der ausgewählten Bestellung grün. Wenn Sie mit der Maus über einen belegten Platz fahren, sehen Sie Name, Anzahl Personen und Bestellnummer.

Bestellung von Hand zuteilen

Klicken Sie links auf eine Bestellung mit nicht zugeteilten Plätzen. Über dem Saalplan erscheint die Auswahlleiste mit der Anzahl zu vergebender Plätze.
Klicken Sie im Saalplan die Plätze an. Ein Klick auf einen Tisch wählt den ganzen Tisch, wenn die Anzahl Plätze passt; für gemischt belegte Tische klicken Sie Einzelplätze an.
Sobald die Anzahl stimmt, klicken Sie auf Zuteilen. Braucht die Bestellung nur einen Platz, wird der erste angeklickte Platz sofort gespeichert.

Mit Abbrechen oder der Escape-Taste beenden Sie die Auswahl, ohne zu speichern.

Restliche automatisch zuteilen

Mit Restliche automatisch zuteilen verteilt e-guma alle offenen Bestellungen in der Reihenfolge des Bestelldatums auf die Tische. Tisch 1 gilt als bester Tisch. Eine Bestellung bleibt zusammen: Füllt sie einen Tisch genau, bekommt sie diesen Tisch, sonst den besten Tisch mit genügend freien Plätzen. Bestellungen, die an keinen Tisch passen, bleiben offen und sind mit Von Hand aufteilen markiert.

Vor dem Speichern sehen Sie den Vorschlag pro Bestellung mit Tisch und Plätzen. Im Saalplan dahinter sind die vorgeschlagenen Plätze grün markiert; ziehen Sie den Dialog am Titel zur Seite, wenn er den Plan verdeckt. Mit Vorschlag übernehmen werden die Plätze gebucht. Bereits zugeteilte Bestellungen werden nie verschoben, Sie können die automatische Zuteilung nach weiteren Verkäufen also beliebig oft wiederholen.

Platz ändern und Zuteilung aufheben

Ein einzelnes Ticket versetzen Sie in der aufgeklappten Bestellung mit Platz ändern und einem Klick auf den neuen Platz im Saalplan; er wird sofort gespeichert. Mit Zuteilung aufheben geben Sie alle Plätze einer Bestellung wieder frei. Die Bestellung ist danach sofort wieder für eine neue Zuteilung bereit.

Jede Zuteilung, Änderung und Aufhebung wird mit Benutzer und Zeitpunkt im Verlauf der Bestellung festgehalten.

Nach der Zuteilung

Sobald Plätze zugeteilt sind, erscheint der Platz überall dort, wo er auch bei einem Event mit Saalplan steht:

Auf dem Ticket und auf dem Wallet-Pass, sobald der Gast sie erneut herunterlädt. Das PDF im Anhang der ursprünglichen Bestellbestätigung bleibt unverändert; mit Bestätigung erneut versenden in der Bestellung erhält der Gast die Tickets mit Platz.
In der Teilnehmerliste, die Sie nach Sitzplatz sortieren können.
Beim Check-in mit der Ticket App und in der Bestellung im Backoffice.
In der automatischen Nachricht an Teilnehmer: Verwenden Sie Fragen pro Ticket, zeigt der Platzhalter {{tickets}} bei jedem Ticket auch den Platz. So informieren Sie Ihre Gäste mit der Erinnerung vor dem Anlass über ihren Tisch.

Teilen Sie die Plätze zu, bevor die automatische Nachricht an Teilnehmer verschickt wird. Dann enthalten die Erinnerung und die darin verlinkten Tickets bereits den Tisch.

Stornieren und Umbuchen

Beim Stornieren werden die zugeteilten Plätze sofort freigegeben. Buchen Sie eine Bestellung auf einen anderen Event um, werden die Plätze im bisherigen Event freigegeben; im neuen Event ist die Bestellung wieder nicht zugeteilt.

Kosten

Für jedes verkaufte Ticket eines Events mit Zuteilung durch den Veranstalter verrechnen wir wie bei einem Event mit Saalplan CHF 0.30 / € 0.25, unabhängig davon, ob der Platz bereits zugeteilt ist. Stornierte Tickets werden gutgeschrieben.

Bitte beachten Sie

Der Saalplan-Typ kann nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden. Ein Event mit Zuteilung durch den Veranstalter kann nicht auf einen Saalplan mit Platzwahl durch den Gast umgestellt werden.
Zugeteilt werden einzelne Sitzplätze an Tischen und in Reihen. Tische, die im Saalplan-Designer als eine Einheit gezeichnet sind, und Stehplatz-Bereiche können nicht zugeteilt werden.
Vor der Zuteilung steht auf dem Ticket kein Platz und kein Hinweis auf eine spätere Zuteilung.
Die Seite Plätze zuteilen steht Benutzern mit Vollzugriff auf das Ticketsystem zur Verfügung, nicht der Check-in-Rolle und nicht externen Verkaufsstellen.