QR-Rechnung im Überblick

In diesem Artikel lernen Sie das Zusammenspiel der Zahlart QR-Rechnung der PostFinance mit dem e-guma Gutscheinsystem kennen.

Voraussetzungen

• Geschäftskonto bei der PostFinance Sie können die QR-IBAN einfach an Ihr bestehendes Geschäftskonto bei der PostFinance anhängen. Es sind mehrere QR-IBAN pro Postkonto möglich. Falls Sie kein Geschäftskonto bei der PostFinance haben, können Sie ein neues Konto über dieses Online-Formular eröffnen.
• QR-IBAN Für die Gutschriften aus Gutscheinverkäufen auf Rechnung benötigen Sie eine separate QR-IBAN für die Gutscheine. Erfahren Sie hier, wie Sie eine QR-IBAN bei der PostFinance beantragen. Die Zahlungseingänge werden von der PostFinance gesamthaft und täglich von Ihrer QR-IBAN auf Ihr Geschäftskonto übertragen.
• Drucker Um die QR-Rechnung zu drucken, benötigen Sie einen Laserdrucker.

Kosten

Die Aufschaltung der QR-Rechnung in e-guma ist kostenlos.

Vorteile

• Automatischer Druck Die QR-Rechnungen werden direkt von e-guma generiert, es wird damit kein manuelles Ausfüllen mehr benötigt. Die benötigten Einstellungen sind in e-guma bereits hinterlegt.
• Automatische Zahlungskontrolle Die manuelle Zahlungskontrolle von bezahlten Gutscheinrechnungen fällt weg. Die Zahlungsdateien der PostFinance werden automatisch von e-guma eingelesen. Bezahlte Gutscheine werden damit automatisch in e-guma aktiviert.

Automatisches Einlesen

Ablauf

1

Täglich (Montag- Freitagabend) holt e-guma die Zahlungsdateien auf dem sogenannten FDS (File Delivery Service) Server der PostFinance ab. Dies ist ein spezieller Server der PostFinance für den Datenaustausch. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. e-guma hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihr PostFinance-Konto.

2

e-guma verarbeitet die Zahlungsdatei - dabei werden alle Gutscheinbestellungen, welche am aktuellen Tag bezahlt wurden, in Ihrem e-guma Gutscheinsystem aktiviert. e-guma passt bei diesen Bestellungen den Status in der Gutscheinverwaltung an und führt sie im Verkaufsreport auf. Erfahren Sie mehr.

3

Anschliessend sendet Ihnen e-guma per E-Mail den Report der Gutschriften der Gutscheinzahlungen. Sie erhalten diese E-Mail nur sofern Gutscheinzahlungen auf Ihrem QR-IBAN eingegangen sind. Erfahren Sie hier wie Sie einstellen können, an welche E-Mail-Adresse die Reports versendet werden sollen.

4

Sollte bei der Verarbeitung der Zahlungsdatei ein Fehler aufgetreten sein, sehen Sie dies bereits im Betreff des E-Mails mit dem Text "Fehler! Report Ihrer Gutschriften bei PostFinance". Zusätzlich werden Sie im E-Mail-Text auf den Fehler aufmerksam gemacht. Erfahren Sie mehr zu den Fehlermeldungen.

5

e-guma speichert den Report der Gutschriften und Sie können ihn jederzeit im Nachhinein herunterladen unter Buchhaltung -> QR-Rechnung -> Reports.

Gutscheinbestellungen in e-guma bearbeiten

In den beiden nachfolgenden Supportartikeln erklären wir Ihnen den Ablauf Schritt für Schritt. Die Bearbeitung von Bestellungen mit QR-Rechnung ist davon abhängig, zu welchem Zeitpunkt die Gutscheine an die Kunden versendet werden. Sie können zwischen zwei verschiedenen Verfahren wählen:

• Bestellung bearbeiten - Rechnung mit QR-Rechnung - Gemeinsamer Versand Rechnung und Gutschein
• Bestellung bearbeiten - Rechnung mit QR-Rechnung - Gutscheinversand nach bezahlter Rechnung (Vorkasse)

Report der Gutschriften

Inhalt und Aufbau vom Report der Gutschriften

PostFinance überträgt das Total der Rechnungszahlungen (in der Regel 1 Tag nach dem Zahlungseingang) von Ihrem QR-IBAN auf Ihr Geschäftskonto. Der e-guma Report der Gutschriften dient Ihnen als Beleg und Kontrolle des Kontoauszuges Ihres PostFinance Geschäftskontos.

Im oberen Teil vom Report der Gutschriften sehen Sie, wann die Zahlungsdatei eingelesen wurde und wie viele Zahlungen (Anzahl und Frankenbetrag) eingegangen sind.

Im Report der Gutschriften ist jede einzelne bezahlte Gutscheinbestellung mit Valutadatum, bezahltem Betrag und Gutscheinbestellnummer aufgeführt. Der dazugehörigen Meldung können Sie entnehmen, ob die Gutscheine erfolgreich aktiviert wurden oder ob ein Fehler aufgetreten ist.

Report der Gutschriften herunterladen

Der Report der Gutschriften wird in e-guma gespeichert. Im Menü Buchhaltung -> QR-Rechnung -> Reports Ihres e-guma Gutscheinsystems sehen Sie sämtliche Reports. Mit Klick auf den Button Report herunterladen wird der Report der Gutschriften als PDF-Datei exportiert.

Fehlermeldungen

Reports mit einer fehlerhaften Verarbeitung werden in der oben erwähnten Report-Übersicht mit einem Ausrufezeichen-Icon gekennzeichnet.

Sollte bei der Verarbeitung der Zahlungsdatei ein Fehler aufgetreten sein, sehen Sie diesen, wenn Sie den Report der Gutschriften öffnen. Die betroffene Gutscheinbestellung ist rot markiert und weist eine entsprechende Meldung auf. Erfahren Sie mehr zu den Fehlermeldungen.