Bestellung bearbeiten - Rechnung mit ESR - Gemeinsamer Versand Rechnung und Gutschein

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie einen bestellten Gutschein mit der Zahlart Rechnung (ESR) bearbeiten. Dieser Artikel behandelt die Einstellung, bei welcher der Gutschein zusammen mit der Rechnung versendet wird.

In diesem Artikel

Einstellung für die Zahlart Rechnung

Die Bearbeitung von Bestellungen auf Rechnung ist davon abhängig, zu welchem Zeitpunkt die Gutscheine an die Kunden versendet werden. Sie können zwischen zwei verschiedenen Verfahren wählen:

  • Der Gutschein wird erst versendet, wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat
  • Der Gutschein wird zusammen mit der Rechnung versendet

Dieser Artikel behandelt die Einstellung, bei welcher der Gutschein zusammen mit der Rechnung versendet wird.

Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden.  Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Umstellung wünschen.

   

Ablauf Versandart print@home

1

Ein Kunde bestellt in Ihrem Gutscheinshop einen Gutschein mit der Zahlart Rechnung kombiniert mit der Versandart print@home.

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Der Kunde erhält den Gutschein sowie die Rechnung mit einem Einzahlungsschein umgehend per Mail (als PDF-Dokument). Ihr Kunde wird nun die Rechnung in den nächsten Tagen per E-Bancing oder PostFinance bezahlen. Solange die Rechnung noch nicht bezahlt ist, erscheint die Bestellung rot in der Gutscheinverwaltung.

3

E-GUMA verarbeitet täglich (Montag- bis Freitagabend) automatisch die Zahlungsdateien der PostFinance - dabei werden alle Gutscheine, welche am aktuellen Tag bezahlt wurden, in Ihrem E-GUMA Gutscheinsystem aktiviert. Sobald also Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat, ändert E-GUMA den Status automatisch auf einlösbar und die Bestellung erscheint neu grün in der Gutscheinverwaltung.

4

Anschliessend sendet Ihnen E-GUMA per E-Mail einen Report der aktuellen Rechnungszahlungen. PostFinance überträgt (in der Regel am Folgetag) das Total der Rechnungszahlungen von Ihrem ESR-Konto auf Ihr Geschäftskundenkonto. Der E-GUMA Report dient Ihnen als Beleg und Kontrolle des Kontoauszuges Ihres PostFinance Geschäftskundenkontos.

Erfahren Sie  hier wie Sie einstellen können, an welche E-Mail-Adresse die Reports versendet werden sollen. E-GUMA speichert die Reports und Sie können diese jederzeit herunterladen. Erfahren Sie mehr zum ESR-Report.

    

Ablauf Versandart Post

1

Ein Kunde bestellt in Ihrem Gutscheinshop einen Gutschein mit der Zahlart Rechnung und der Versandart Post.

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Sie erhalten von E-GUMA automatisch ein E-Mail mit der Information, dass ein Gutschein per Post versendet werden muss. Diese Bestellung wird orange in Ihrer Gutscheinverwaltung angezeigt.

3

Klicken Sie in der Gutscheinverwaltung bei der Aktion der entsprechenden Gutscheinbestellung auf Versenden. Das System stellt Ihnen den Gutschein, die Rechnung sowie den Einzahlungsschein als PDF-Dokumente zum Druck bereit.

4

Bestätigen Sie den Druck jetzt mit OK. Damit ändert sich der Status dieser Bestellung auf rot "nicht bezahlt". Den Einzahlungsschein drucken Sie nun auf den Blanko-ESR der PostFinance, die Rechnung auf Ihr Briefpapier und den Gutschein auf Ihr individuelles Gutscheinpapier - jetzt können die Dokumente per Post an den Kunden versendet werden.

5

E-GUMA verarbeitet täglich (Montag- bis Freitagabend) automatisch die Zahlungsdateien der PostFinance - dabei werden alle Gutscheine, welche am aktuellen Tag bezahlt wurden, in Ihrem E-GUMA Gutscheinsystem aktiviert. Sobald also Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat, ändert E-GUMA den Status automatisch auf einlösbar und die Bestellung erscheint neu grün in der Gutscheinverwaltung.

6

Anschliessend sendet Ihnen E-GUMA per E-Mail einen Report der aktuellen Rechnungszahlungen. PostFinance überträgt (in der Regel am Folgetag) das Total der Rechnungszahlungen von Ihrem ESR-Konto auf Ihr Geschäftskundenkonto. Der E-GUMA ESR-Report dient Ihnen als Beleg und Kontrolle des Kontoauszuges Ihres PostFinance Geschäftskundenkontos.

Erfahren Sie   hier wie Sie einstellen können, an welche E-Mail-Adresse die Reports versendet werden sollen. E-GUMA speichert die Reports und Sie können diese jederzeit herunterladen. Erfahren Sie mehr zum ESR-Report.

      

Verbuchen der Gutscheinbestellungen

Gutscheinbestellungen mit der Zahlart Rechnung erscheinen nicht am Tag des Verkaufs im Verkaufsreport, sondern am Tag der Bezahlung der Rechnung.

Mehr zum Verkaufsreport erfahren Sie hier.

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