Bestellung bearbeiten - Rechnung mit QR-Rechnung - Gutscheinversand nach bezahlter Rechnung (Vorkasse)

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie einen bestellten Gutschein mit der Zahlart Rechnung (QR-Rechnung) bearbeiten. Dieser Artikel behandelt die Einstellung, bei welcher der Gutschein erst versendet wird, wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Einstellung für die Zahlart Rechnung

Die Bearbeitung von Bestellungen auf Rechnung ist davon abhängig, zu welchem Zeitpunkt die Gutscheine an die Kunden versendet werden. Sie können zwischen zwei verschiedenen Verfahren wählen:

• Der Gutschein wird erst versendet, wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat
• Der Gutschein wird zusammen mit der Rechnung versendet

Dieser Artikel behandelt die Einstellung, bei welcher der Gutschein erst versendet wird, wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Ablauf Versandart print@home

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Ein Kunde bestellt in Ihrem Gutscheinshop einen Gutschein mit der Zahlart Rechnung und der Versandart print@home.

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Der Kunde erhält die Rechnung umgehend per Mail (als PDF-Dokument). Solange die Rechnung noch nicht bezahlt ist, erscheint die Bestellung rot in der Gutscheinverwaltung.

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e-guma verarbeitet täglich (Montag- bis Freitagabend) automatisch die Zahlungsdateien der PostFinance - dabei werden alle Gutscheine, welche am aktuellen Tag bezahlt wurden, in Ihrem e-guma Gutscheinsystem aktiviert. Sobald also Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat,  versendet e-guma den Gutschein mit einer Quittung automatisch per E-Mail an den Kunden. Die Farbe in der Gutscheinverwaltung wechselt von rot auf grün, das heisst der Gutschein ist jetzt bereit zum Einlösen.

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Anschliessend sendet Ihnen e-guma per E-Mail den Report der Gutschriften der aktuellen Rechnungszahlungen. PostFinance überträgt (in der Regel am Folgetag) das Total der Rechnungszahlungen von Ihrer QR-IBAN auf Ihr Geschäftskundenkonto. Der e-guma QR-IBAN Report dient Ihnen als Beleg und Kontrolle des Kontoauszuges Ihres PostFinance Geschäftskundenkontos.

Erfahren Sie hier wie Sie einstellen können, an welche E-Mail-Adresse der Report der Gutschriften versendet werden sollen. e-guma speichert die Reports unter -> Buchaltung -> QR-Rechnung -> Reports und Sie können diese jederzeit herunterladen. 

Ablauf Versandart Post

1

Ein Kunde bestellt in Ihrem Gutscheinshop einen Gutschein mit der Zahlart Rechnung und der Versandart Post.

2

Der Kunde erhält die Rechnung umgehend als PDF-Dokument. Solange die Rechnung noch nicht bezahlt ist, erscheint die Bestellung  rot in der Gutscheinverwaltung.

3

e-guma verarbeitet täglich (Montag- bis Freitagabend) automatisch die Zahlungsdateien der PostFinance - dabei werden alle Gutscheine, welche am aktuellen Tag bezahlt wurden, in Ihrem e-guma Gutscheinsystem aktiviert. Sobald also Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat, ändert e-guma den Status automatisch auf bezahlt und die Bestellung erscheint neu orange in der Gutscheinverwaltung.

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Sie erhalten von e-guma automatisch eine E-Mail mit der Information, dass ein Gutschein per Post versendet werden muss. Klicken Sie in der Gutscheinverwaltung bei der Aktion der entsprechenden Gutscheinbestellung auf Versenden. 

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Das System stellt Ihnen den  Gutschein sowie eine Quittung als PDF-Dokumente zum Druck bereit. Bestätigen Sie den Druck mit dem Button Ich habe die Dokumente heruntergeladen. Die Quittung drucken Sie auf Ihr Briefpapier und den Gutschein auf Ihr individuelles Gutscheinpapier - jetzt können die Dokumente per Post an den Kunden versendet werden.

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Die Gutscheinbestellung erscheint nun grün in Ihrer Gutscheinverwaltung und ist damit bereit zum Einlösen.

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e-guma sendet Ihnen täglich (Montag- bis Freitagabend) per E-Mail den Report der Gutschriften der aktuellen Rechnungszahlungen. PostFinance überträgt (in der Regel am Folgetag) das Total der Rechnungszahlungen von Ihrer QR-IBAN auf Ihr Geschäftskundenkonto. Der e-guma Report der Gutschriften dient Ihnen als Beleg und Kontrolle des Kontoauszuges Ihres PostFinance Geschäftskundenkontos.

Erfahren Sie hier wie Sie einstellen können, an welche E-Mail-Adresse der Report der Gutschriften versendet werden sollen. e-guma speichert die Reports unter -> Buchaltung -> QR-Rechnung -> Reports und Sie können diese jederzeit herunterladen. 

Verbuchen der Gutscheinbestellungen

Gutscheinbestellungen mit der Zahlart Rechnung erscheinen nicht am Tag des Verkaufs im Verkaufsreport, sondern am Tag der Bezahlung der Rechnung. Mehr zum Verkaufsreport erfahren Sie hier.