Gutscheine ausbuchen
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Gutscheine manuell ausbuchen
Das manuelle Ausbuchen hat den Vorteil, dass es sehr flexibel ist und Sie es zu jedem Zeitpunkt durchführen können. Wählen Sie dazu im Menü Ihres e-guma Gutscheinsystems Buchhaltung -> Gutscheine ausbuchen. Klicken Sie oben rechts auf den blauen Button Ausbuchen. 
Ausbuchkriterium
Jetzt öffnet sich ein neues Dialogfenster. Sie können zwischen drei verschiedenen Ausbuchkriterien wählen:
Ausgestellt oder Abgelaufen
Bei der ersten Option Ausgestellt werden Gutscheine, welche vor einem bestimmten Datum ausgestellt wurden, ausgebucht. Bei der zweiten Option Abgelaufen werden Gutscheine, welche vor einem bestimmten Datum abgelaufen sind, ausgebucht.
Sobald Sie ein Datum eintragen, berechnet e-guma umgehend, wie viele Gutscheine (inkl. Gesamtbetrag) ausgebucht werden. Mit Klick auf den Link Vorschau anzeigen können Sie eine Liste mit den auszubuchenden Gutscheinen zur Kontrolle herunterladen (bei dieser Liste handelt es sich lediglich um eine Vorschau).
Mit Klick auf den blauen Button Ausbuchen wird die Ausbuchung gestartet. Die Ausbuchung kann mehrere Minuten dauern.
Individuell
Bei der Option Individuell können Sie pro Zeile einen Gutscheincode eintragen. e-guma berechnet umgehend, wie viele Gutscheine (inkl. Gesamtbetrag) ausgebucht werden. Mit Klick auf den blauen Button Ausbuchen wird die Ausbuchung gestartet. Die Ausbuchung kann mehrere Minuten dauern.
Rückwirkend ausbuchen
Falls vergessen wurde, die Ausbuchung per Ende Monat durchzuführen, können Sie die Ausbuchung rückwirkend durchführen. Was passiert dabei? Bei den Gutscheinarchiven zwischen dem rückwirkenden Datum und heute werden die ausgebuchten Gutscheine entfernt.
Bei der Auflistung der Ausbuchung auf der Übersichtsseite wird als Ausbuchungsdatum das Datum für die rückwirkende Ausbuchung angezeigt. Auf der zweiten Zeile ist ersichtlich, an welchem Datum die Ausbuchung durchgeführt wurde.
Gutscheine automatisch ausbuchen
Wenn Sie Ihre Gutscheine immer zum selben Zeitpunkt ausbuchen möchten, empfehlen wir Ihnen, das automatische Ausbuchen zu aktivieren. Wählen Sie dazu im Menü Ihres e-guma Gutscheinsystems Einstellungen -> Gutscheinsystem. Scrollen Sie etwas nach unten und aktivieren Sie das Feld Gutscheine automatisch ausbuchen.
Zeitpunkt der Durchführung
Sie können jeweils den letzten Tag eines Monats wählen. In der Regel werden die Gutscheine am letzten Tag des Geschäftsjahres ausgebucht. Sie können aber auch flexibel mehrere Monate auswählen.
Ausbuchkriterium
Hier können Sie das Ausbuchkriterum sowie die Anzahl Jahre bestimmen. Bei der ersten Option Ausgestellt werden Gutscheine, welche vor mehr als bspw. 2 Jahren ausgestellt wurden, ausgebucht.
Bei der zweiten Option Abgelaufen werden Gutscheine, welche vor mehr als bspw. 2 Jahren abgelaufen sind, ausgebucht.
Benachrichtigung
Sie wünschen eine Benachrichtigung einige Tage vor und umgehend nach der Ausbuchung? Dann können Sie hier die gewünschte(n) Mailadresse(n) eingeben.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Benachrichtigung an alle Benutzer mit den Rechten Administration und Buchhaltung zu senden. Die E-Mail wird in diesem Fall an die in den Benutzerprofilen hinterlegen E-Mail-Adressen gesendet.
Sie werden jeweils am 20. des Monats (ab 9:00 Uhr) eine E-Mail erhalten. Darin informieren wir Sie über die bevorstehende automatische Ausbuchung. Sobald diese erfolgreich durchgeführt wurde, erhalten Sie eine Bestätigung inklusive Report aller ausgebuchten Gutscheine. Diesen Report können Sie jederzeit auch auf der Übersichtsseite des Menüs Gutscheine ausbuchen einsehen.
Information über die nächste automatische Ausbuchung
Wenn Sie das automatische Ausbuchen aktiviert haben, erscheint im Menü Buchhaltung -> Gutscheine ausbuchen zuoberst eine Information, wann die nächste automatische Ausbuchung stattfinden wird. 
Maison-Gutscheine
Wenn Sie Maison-Gutscheine beim Ausstellen buchen, werden auch die Maison-Gutscheine ausgebucht. Bei den Reports wird in der Spalte Maison ausgewiesen, ob es sich um einen Maisongutschein handelt.
Wenn Sie Maison-Gutscheine beim Ausstellen nicht buchen oder Sie diese erst bei der Einlösung buchen, werden die Maison-Gutscheine nicht ausgebucht.
Ausgebuchte Gutscheine in der Gutscheinverwaltung
Ausgebuchte Gutscheine einlösen
Ausgebuchte Gutscheine im Einlösereport
Im Einlösereport erkennen Sie ausgebuchte Gutscheine anhand eines Sterns (*) hinter dem Gutscheincode. Sofern ausgebuchte Gutscheine im Einlösereport enthalten sind, ist oben im Report die Summe dieser Gutscheine ersichtlich. 
Um im Einlösereport nur die ausgebuchten Gutscheine anzuzeigen, öffnen Sie Weitere Filter einblenden und wählen Nur ausgebuchte Gutscheine.