Fidelio Suite 8 mit e-guma im Gebrauch

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das Zusammenspiel zwischen Fidelio und e-guma am besten funktioniert. Es handelt sich dabei um eine Basis-Konfiguration, die beliebig erweitert werden kann. Bitte beachten Sie, dass die Angaben in diesem Dokument je nach Fidelio-Version leicht abweichen können.

Konfiguration in Fidelio

e-guma und Fidelio sind  nicht miteinander verbunden. Alle Gutscheinverkäufe sowie Einlösungen müssen in Fidelio manuell verbucht werden. Wir empfehlen Ihnen, ein neues PM-Konto sowie neue Zahlarten in Fidelio zu eröffnen.

Gutscheine vor Ort verkaufen

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Stellen Sie in e-guma einen Gutschein aus ( zur Anleitung).

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Öffnen Sie das PM-Konto für den Gutscheinverkauf in Fidelio:  Anmelden -> Kasse/Rechnung -> Finanzkonten im Haus -> Aktualisieren ->  PM-Konto Gutscheine e-guma.

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Verbuchen Sie den Gutscheinverkauf. Geben Sie folgende Angaben ein, um den Gutscheinverkauf zu buchen:

Das PM-Konto muss am Ende immer ausgeglichen (auf Null) sein.

Verkaufsreport buchen

Der Verkaufsreport von e-guma wird Ihnen einmal täglich zusammen mit dem Einlösereport per E-Mail zugestellt.

Vor Ort - Kontrolle

Hier sehen Sie, mit welchen Zahlungsarten die verkauften Gutscheine vor Ort bezahlt wurden. Prüfen Sie, ob das Total mit der Summe der Zahlungen im PM-Konto, die durch den Tag erfasst wurden, identisch ist.

Onlineshop und bezahlte Rechnungen -  Buchen

Hier sind alle bezahlten Rechnungen sowie alle Zahlungen, welche online per Kreditkarte eingegangen sind, aufgelistet. Diese Zahlungen und verkauften Gutscheine müssen noch in Fidelio erfasst werden. Buchen Sie diese identisch der Anleitung von oben (Gutscheinverkauf und Zahlung) im PM-Konto.

Geben Sie hier folgende Angaben ein, um den Gutscheinverkauf zu buchen:

Die Gegenbuchungen erfolgen pro Zahlungsart:

Nun sind alle Gutscheine, die heute verkauft wurden gebucht und der Betrag des PM-Kontos beträgt CHF 0.00.

Rechnung

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Bei Gutscheinen, die auf Rechnung ausgestellt (vor Ort oder im Onlineshop) werden, müssen Sie beim Verkauf in Fidelio weder eine Zahlung noch einen Debitor erfassen.

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Sobald die Rechnung eines Gutscheins bezahlt wird, können Sie diesen Gutschein in e-guma auf bezahlt stellen, indem Sie ihn aktivieren. Falls Sie QR-Rechnung einsetzen, werden die Gutscheine automatisch aktiviert.

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Bei der Aktivierung der Gutscheine wird automatisch eine Buchung in e-guma geschrieben. Diese Buchung erscheint im Verkaufsreport im Bereich  Onlineshop und bezahlte Rechnungen - Buchen

Hotelrechnung / Hotelzimmer

Wenn Sie Gutscheine auf Hotelrechnung ausstellen möchten, können Sie den Gutscheinverkauf mit der Zahlungsart Gutschein e-guma Verkauf direkt auf der Hotelrechnung des Gastes buchen. Diese bleibt so lange offen, bis der Gast seine Hotelrechnung bezahlt. Der Gutschein ist in e-guma umgehend gültig.

Gutschein einlösen

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Lösen Sie den Gutschein in e-guma ein ( zur Anleitung).

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In Fidelio müssen Sie nun den entsprechenden Betrag auf der Rechnung des Gastes mit der Zahlungsart  Gutschein e-guma einlösen erfassen.

Kontrolle

Wir empfehlen Ihnen, vor dem Monatsabschluss die Übertragung der Verkaufsreports, wie auch die Einlösungen der Gutscheine zu kontrollieren. Erfahren Sie, wie Sie die Reports generieren oder einen automatischen Versand einrichten:

• Verkaufsreport
• Einlösereport