Fidelio Suite 8 mit E-GUMA im Gebrauch

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das Zusammenspiel zwischen Fidelio und E-GUMA am besten funktioniert. Es handelt sich dabei um eine Basis-Konfiguration, die beliebig erweitert werden kann. Bitte beachten Sie, dass die Angaben in diesem Dokument je nach Fidelio-Version leicht abweichen können.

In diesem Artikel

Konfiguration in Fidelio

E-GUMA und Fidelio sind  nicht miteinander verbunden. Alle Gutscheinverkäufe sowie Einlösungen müssen in Fidelio manuell verbucht werden. Wir empfehlen Ihnen, ein neues PM-Konto sowie neue Zahlarten in Fidelio zu eröffnen.

1
Erstellen Sie ein PM-Konto (POS-Konto in der Suite 8 Version) mit dem Titel Gutscheine E-GUMA
2
Legen Sie folgende Warengruppen und Zahlungsarten in Fidelio an:
Gutschein E-GUMA Verkauf als Warengruppe mit Typ Debit, ohne MWST und Nicht-Hotel Umsatz, da Gutscheine nicht als Umsatz gelten
Gutschein E-GUMA einlösen als Zahlart mit Typ Kredit
VISA E-GUMA Online als Zahlart mit Typ Kredit
MasterCard E-GUMA Online als Zahlart mit Typ Kredit
PostFinance E-GUMA Online
Kunden in der Schweiz mit E-Payment von PostFinance
als Zahlart mit Typ Kredit
ESR E-GUMA
Kunden in der Schweiz mit ESR Rechnung
als Zahlart mit Typ Kredit
Bankzahlung
Kunden mit IBAN Rechnung
als Zahlart mit Typ Kredit
Rabatt E-GUMA als Zahlart mit Typ Kredit
Weitere Zahlungsarten wie AMEX E-GUMA OnlineSofortPayPal, etc. als Zahlart mit Typ Kredit

   

Gutscheine vor Ort verkaufen

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Stellen Sie in E-GUMA einen Gutschein aus ( zur Anleitung).
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Öffnen Sie das PM-Konto für den Gutscheinverkauf in Fidelio:   Anmelden -> Kasse/Rechnung -> Finanzkonten im Haus -> Aktualisieren ->  PM-Konto Gutscheine E-GUMA.
3
Verbuchen Sie den Gutscheinverkauf. Geben Sie folgende Angaben ein, um den Gutscheinverkauf zu buchen:
Warengruppe/Zahlungsart Gutschein E-GUMA Verkauf
Beschreibung Gutscheincode (optional)
Preis Betrag des Gutscheins
Bemerkung Gastname (optional)

4
Jetzt muss der verkaufte Gutschein mit der entsprechenden Zahlung gegengebucht werden. Geben Sie folgende Angaben ein, um die Zahlung zu buchen:
Zahlungsart Das entsprechende Zahlungsmittel (Bar, Kreditkarte...)
Betrag
Betrag des Gutscheins

Das PM-Konto muss am Ende immer ausgeglichen (auf Null) sein.

Gutscheinbestellungen auf Rechnung

Wenn Sie einen Gutschein mit einer Rechnung ausstellen, müssen Sie keinen Debitor in Fidelio erfassen. Mehr dazu im Abschnitt Rechnung.

  

Verkaufsreport buchen

Der  Verkaufsreport von E-GUMA wird Ihnen einmal täglich zusammen mit dem Einlösereport per E-Mail zugestellt.

Vor Ort - Kontrolle

Hier sehen Sie, mit welchen Zahlungsarten die verkauften Gutscheine vor Ort bezahlt wurden. Prüfen Sie, ob das Total mit der Summe der Zahlungen im PM-Konto, die durch den Tag erfasst wurden, identisch ist.

Onlineshop und bezahlte Rechnungen -  Buchen

Hier sind alle bezahlten Rechnungen sowie alle Zahlungen, welche online per Kreditkarte eingegangen sind, aufgelistet. Diese Zahlungen und verkauften Gutscheine müssen noch in Fidelio erfasst werden. Buchen Sie diese identisch der Anleitung von oben (Gutscheinverkauf und Zahlung) im PM-Konto.

Geben Sie hier folgende Angaben ein, um den Gutscheinverkauf zu buchen:

Warengruppe/Zahlungsart Gutschein E-GUMA Verkauf
Beschreibung Gutscheinverkauf ONLINE
Preis Totalbetrag der Online-Gutscheine (im Beispiel oben sind dies CHF 1'535.00)
Bemerkung leer

Die Gegenbuchungen erfolgen pro Zahlungsart:

Zahlungsart Das entsprechende Zahlungsmittel (im Beispiel oben sind dies VISA E-GUMA Online CHF 1'335.00 und ESR E-GUMA CHF 200.00)
Betrag Betrag pro Zahlungsart

Nun sind  alle Gutscheine, die heute verkauft wurden gebucht und der Betrag des PM-Kontos beträgt CHF 0.00.

   

Rechnung

1

Bei Gutscheinen, die auf Rechnung ausgestellt (vor Ort oder im Onlineshop) werden, müssen Sie beim Verkauf in Fidelio weder eine Zahlung noch einen Debitor erfassen.

2

Sobald die Rechnung eines Gutscheins bezahlt wird, können Sie diesen  Gutschein in E-GUMA auf bezahlt stellen, indem Sie ihn aktivieren. Falls Sie  ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) einsetzen, werden die  Gutscheine automatisch aktiviert.

3

Bei der Aktivierung der Gutscheine wird automatisch eine Buchung in E-GUMA geschrieben. Diese Buchung erscheint im Verkaufsreport im Bereich  Onlineshop und bezahlte Rechnungen - Buchen.

Hotelrechnung / Hotelzimmer

Wenn Sie Gutscheine auf Hotelrechnung ausstellen möchten, können Sie den Gutscheinverkauf mit der Zahlungsart Gutschein E-GUMA Verkauf direkt auf der Hotelrechnung des Gastes buchen. Diese bleibt so lange offen, bis der Gast seine Hotelrechnung bezahlt. Der Gutschein ist in E-GUMA umgehend gültig.

   

Gutschein einlösen

1
Lösen Sie den Gutschein in E-GUMA ein ( zur Anleitung).
2
In Fidelio müssen Sie nun den entsprechenden Betrag auf der Rechnung des Gastes mit der Zahlungsart  Gutschein E-GUMA einlösen erfassen.

Kontrolle

Wir empfehlen Ihnen, vor dem Monatsabschluss die Übertragung der Verkaufsreports, wie auch die Einlösungen der Gutscheine zu kontrollieren. Erfahren Sie, wie Sie die Reports generieren oder einen automatischen Versand einrichten:

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