Protel mit e-guma im Gebrauch

Mit dieser Anleitung möchten wir Ihnen zeigen, wie das Zusammenspiel zwischen Protel und e-guma am besten funktioniert. Es handelt sich dabei um eine Basis-Konfiguration, die beliebig erweitert werden kann. Bitte beachten Sie, dass die Angaben in diesem Dokument von Ihrer Konfiguration leicht abweichen können.

Konfiguration in Protel

e-guma und Protel sind nicht miteinander verbunden. Alle Gutscheinverkäufe sowie Einlösungen müssen in Protel manuell verbucht werden. Wir empfehlen Ihnen, ein neues PM-Konto sowie neue Zahlarten in Protel zu eröffnen.

Gutscheine vor Ort verkaufen

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Stellen Sie in e-guma einen Gutschein aus ( zur Anleitung).

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Erfassen Sie die Zahlung in Protel. Sie können die Zahlung im PM-Konto Gutscheine e-guma im ersten Fenster (aktueller Tag -> Mehr -> Anzahlung buchen) erfassen.

Gutscheinbestellungen auf Rechnung
Wenn Sie einen Gutschein mit einer Rechnung ausstellen, müssen Sie keinen Debitor in Protel erfassen. Mehr dazu im Abschnitt Rechnung.

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Wichtig ist, dass Sie nicht nur die Zahlung auf die Zahlungsart buchen, sondern auch den Gutscheinverkauf auf die entsprechende Zahlungsart (minus).

Verkaufsreport buchen

Der Verkaufsreport von e-guma wird Ihnen einmal täglich zusammen mit dem Einlösereport per E-Mail zugestellt.

Vor Ort - Kontrolle

Hier sehen Sie, mit welchen Zahlungsarten die verkauften Gutscheine vor Ort bezahlt wurden. Prüfen Sie, ob das Total identisch ist mit der Summe der Zahlungen im PM-Konto, die durch den Tag erfasst wurden.

Onlineshop und bezahlte Rechnungen - Buchen

Hier sind alle bezahlten Rechnungen sowie alle Zahlungen, welche online per Kreditkarte eingegangen sind, aufgelistet. Diese Verkäufe können analog den vor Ort Verkäufen in Protel erfasst werden - jedoch gesammelt pro Zahlungsart.

Buchen Sie nun gesamthaft die Gutscheinverkäufe online sowie gesammelt die entsprechende Zahlungsarten ins PM-Konto. Hierfür können Sie die neu erfassten Zahlungsarten nutzen.   

Nun sind  alle Gutscheine, die heute verkauft wurden, gebucht und der Betrag des PM-Kontos beträgt CHF 0.00.

Rechnung

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Bei Gutscheinen, die auf Rechnung ausgestellt (vor Ort oder im Onlineshop) werden, müssen Sie beim Verkauf im Protel weder eine Zahlung noch einen Debitor erfassen.

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Sobald die Rechnung eines Gutscheins bezahlt wird, können Sie diesen Gutschein in e-guma auf bezahlt stellen, indem Sie ihn aktivieren. Falls Sie QR-Rechnung einsetzen, werden die Gutscheine nach Bezahlung automatisch aktiviert.

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Bei der Aktivierung der Gutscheine wird automatisch eine Buchung in e-guma geschrieben. Diese Buchung erscheint im Verkaufsreport im Bereich Onlineshop und bezahlte Rechnungen - Buchen.

Hotelrechnung / Hotelzimmer

Wenn Sie Gutscheine auf Hotelrechnung ausstellen möchten, können Sie den Gutscheinverkauf mit der Zahlungsart Gutschein e-guma Verkauf direkt im Minus auf die Hotelrechnung des Gastes buchen. Diese bleibt so lange offen, bis der Gast seine Hotelrechnung bezahlt. Der Gutschein ist in e-guma umgehend gültig.

Gutschein einlösen

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Lösen Sie den Gutschein in e-guma ein ( zur Anleitung).

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In Protel können Sie nun auf der Rechnung des Kunden den entsprechenden Betrag mit der Zahlungsart  Gutschein e-guma einlösen  erfassen.

Kontrolle

Wir empfehlen Ihnen, vor dem Monatsabschluss die Übertragung der Verkaufsreports, wie auch die Einlösungen der Gutscheine zu kontrollieren. Erfahren Sie, wie Sie die Reports generieren oder einen automatischen Versand einrichten:

• Verkaufsreport
• Einlösereport